Công việc văn phòng được tổ chức đúng cách trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp cho phép bạn giữ các tài liệu có trật tự và kiểm soát chuyển động của chúng bất cứ lúc nào. Nếu hoạt động của công ty bạn liên quan đến việc ký kết các hợp đồng, hãy ghi nhật ký kế toán thích hợp của họ. Một tạp chí được thiết kế tốt sẽ giúp bạn có thể ghi lại chi tiết các tài liệu và niên đại của chúng.
Cần thiết
- - nhật ký để ghi chép tài liệu;
- - vật liệu được ghi lại;
- - bút máy;
- - cây bút chì;
- - cây kéo;
- - cái thước;
- - giấy;
- - chủ đề;
- - cây kim;
- - keo dán.
Hướng dẫn
Bước 1
Tìm một biểu mẫu thuận tiện để ghi sổ nhật ký. Đồng thời, xuất phát từ nhu cầu cấp thiết của tổ chức và đặc thù của công việc văn phòng. Gần đây, các hình thức kế toán chứng từ điện tử đã trở nên phổ biến hơn, nhưng không phải lúc nào các nhà quản lý cũng phải làm quen với chúng. Trong trường hợp đơn giản nhất, bạn có thể ghi nhật ký kế toán vào một cuốn sổ tay khổ lớn tiêu chuẩn.
Bước 2
Đánh số trang của tạp chí bằng cách đánh số thứ tự ở cuối hoặc đầu mỗi tờ. May toàn bộ khối trang bằng chỉ chắc chắn, kéo các đầu qua trang cuối cùng của tạp chí. Viết vào một tờ giấy nhỏ xem cuốn sách đó gồm bao nhiêu tờ. Dán nhãn này vào trang cuối cùng liên tiếp, luồn các đầu của sợi chỉ vào dưới nhãn, thắt nút. Khi keo khô, đóng vào đây con dấu cho các tài liệu và chữ ký của người phát hành tạp chí.
Bước 3
Bắt đầu thiết kế trang tiêu đề của bạn. Viết tên của tạp chí trên mặt trước của tạp chí, ví dụ: "Tạp chí hợp đồng". Đưa vào mô tả tên của tổ chức (công ty) và các chi tiết chính của nó. Để lại hai dòng cho ngày bắt đầu và ngày kết thúc của nhật ký. Tất cả những thông tin này không thể được nhập bằng tay mà được in sẵn trên máy in và sau đó dán gọn gàng vào bìa tạp chí.
Bước 4
Chia các trang làm việc của nhật ký thành nhiều cột theo yêu cầu để mô tả đầy đủ các tài liệu được ghi chép. Đảm bảo cung cấp các cột về số thứ tự, ngày nhận tài liệu, ký kết hợp đồng, phát hành đơn đặt hàng, v.v. Để một cột riêng để mô tả ngắn gọn bản chất của tài liệu và nội dung chính của nó. Cung cấp một nơi cho chữ ký của người đã nhận được tài liệu để thực hiện.
Bước 5
Nếu cần, hãy đăng ký tạp chí với văn phòng (ban thư ký), ấn định số lượng thích hợp và các chi tiết khác cho nó. Sau thủ tục đăng ký, sổ nhật ký kế toán có thể được sử dụng cho mục đích đã định.
