Trong bất kỳ tổ chức nào, dù chỉ là một tổ chức nhỏ, nhiều mệnh lệnh và mệnh lệnh khác nhau được ban hành và lưu trữ. Nếu tất cả chúng đều được đăng ký và nộp vào một thứ thì sớm muộn gì cũng dẫn đến nhầm lẫn. Và đại diện của các cơ quan thanh tra khó có thể chấp thuận việc lưu trữ hồ sơ như vậy.
Hướng dẫn
Bước 1
Để phân chia chính xác các lệnh phát hành tại doanh nghiệp, bạn cần được hướng dẫn bằng các tài liệu sau:
- được Rosarkhiv phê duyệt "Danh sách các tài liệu quản lý điển hình được tạo ra trong các hoạt động của tổ chức, cho biết thời gian lưu trữ";
- hướng dẫn công việc văn phòng (do cơ quan chủ quản xây dựng).
Dựa trên các tài liệu này, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng danh pháp các trường hợp. Dựa trên nó, các đơn đặt hàng, hướng dẫn và các tài liệu khác được phân chia.
Tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và cơ cấu của nó, danh pháp phát triển của các trường hợp có thể được chia thành các phòng ban với một dấu hiệu của mã chữ cái, hoặc nó có thể chung chung.
Trong mọi trường hợp, tất cả các đơn hàng tại doanh nghiệp được phân chia có điều kiện thành các đơn hàng cho hoạt động kinh tế chính và các đơn hàng cho nhân sự.
Bước 2
Các mệnh lệnh cho các hoạt động chính và kinh tế, theo quy định, được giữ bởi thư ký (trừ khi có quy định khác trong một lệnh riêng). Anh ta cũng chịu trách nhiệm đăng ký, lưu trữ và lưu trữ các đơn đặt hàng này.
Các tài liệu khác nhau về thời gian lưu trữ. Các đơn đặt hàng cho hoạt động chính của doanh nghiệp (cho cơ cấu tổ chức, cho việc phê duyệt bảng nhân sự, cho việc thay đổi nó, v.v.) có các dòng lưu trữ - liên tục. Cuối năm dương lịch, chúng được bàn giao vào kho lưu trữ của doanh nghiệp.
Đơn đặt hàng về các vấn đề kinh tế và hoạt động được lưu trữ trong 5 năm. Chúng được đánh số liên tục mà không có chữ cái. Nếu khối lượng đặt hàng tại doanh nghiệp lớn thì trong năm chúng được chia thành các khối lượng. Sau khi hết thời hạn lưu trữ, chúng sẽ bị tiêu hủy cùng với việc đăng ký hành vi tương ứng.
Bước 3
Đơn đặt hàng nhân sự được lập và lưu trữ tại bộ phận quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Chúng cũng khác nhau về thời hạn sử dụng.
Một trường hợp riêng biệt là các lệnh nhập học, sa thải và thuyên chuyển với thời hạn lưu trữ là 75 năm. Các lệnh thay đổi họ, đi công tác dài hạn, chuyển công tác tạm thời dài hạn, … cũng được nộp tại đây, các giấy tờ này được đăng ký vào nhật ký, được đánh số và đánh chữ liên tục (thường thấy nhất là "ls", "k"). Vào cuối năm, các đơn đặt hàng đó được tập hợp vào một thư mục cùng với nhật ký đăng ký và bàn giao cho kho lưu trữ.
Bước 4
Đơn đặt hàng cho các kỳ nghỉ (thường xuyên, không lương, v.v.), các chuyến công tác ngắn hạn và chuyển nhượng được lập thành một tệp riêng, chúng được lưu trữ trong 5 năm. Một chữ cái được thêm vào đánh số thứ tự (ví dụ: "o" hoặc mã phòng ban).
Các đơn đặt hàng nhờ thu có thời hạn lưu kho như nhau. Tuy nhiên, bạn nên bảo quản chúng riêng biệt, như kèm theo các tài liệu phân tích (thuyết minh, biên bản, thông báo và quyết định của ủy ban công đoàn, v.v.).
Khi hết thời hạn lưu trữ, các đơn đặt hàng này sẽ bị hủy.
Bước 5
Bạn cũng nên giữ các đơn đặt hàng khuyến mãi riêng (thời gian lưu trữ - 75 năm). Trong một trường hợp riêng, đơn đặt hàng để thăng chức cho cả doanh nghiệp của họ và cấp trên của họ đều được nộp. Trường hợp được lưu trữ trong kho lưu trữ khi nó được hình thành.
