Khi lập đơn hàng nhân sự, cần hết sức lưu ý đến ý nghĩa pháp lý của chúng. Để có giá trị ràng buộc về mặt pháp lý, chúng phải chứa một số chi tiết cần thiết, bao gồm chỉ mục đăng ký hay nói cách khác là số tài liệu. Các quy tắc đăng ký đơn đặt hàng được xác định bởi tài liệu địa phương của tổ chức, nhưng cũng có những quy tắc chung.
Hướng dẫn
Bước 1
Số thứ tự của đơn đặt hàng cho nhân sự cũng là số đăng ký (chỉ số) của nó. Việc đánh số thứ tự của tất cả các đơn đặt hàng (order) nhân sự nên được lưu giữ riêng trong năm văn phòng cho từng nhóm văn bản hành chính trong các biểu mẫu đăng ký đặc biệt.
Năm kinh doanh thường trùng với năm dương lịch (01/01 - 31/12). Nhưng cũng có những trường hợp ngoại lệ, ví dụ như các cơ sở văn hóa, giáo dục, v.v., trong đó năm công sở bắt đầu từ ngày 1 tháng Chín.
Bước 2
Để bắt đầu, hãy phân biệt tất cả các đơn đặt hàng thành các nhóm riêng biệt. Chia giấy tờ theo thời hạn sử dụng thành tài liệu lưu trữ dài hạn và tài liệu lưu trữ ngắn hạn.
Trong các tổ chức lớn với số lượng nhân viên lớn, để thuận tiện, hãy chọn một số nhóm trên một chủ đề đồng nhất trong dãy đơn đặt hàng có cùng thời hạn lưu trữ.
Ví dụ, tài liệu để lưu trữ lâu dài có thể được chia thành các nhóm: lệnh nhập học, lệnh sa thải, lệnh điều động. Và giấy tờ lưu kho ngắn hạn có thể được phân biệt thành từng đợt: đơn hàng đi nghỉ, đơn hàng đi công tác.
Trong các tổ chức có số lượng nhân viên rất lớn, đôi khi cần xây dựng các văn bản chỉ định đơn đặt hàng cho từng loại nhân sự.
Bước 3
Hơn nữa, hãy đăng ký từng nhóm đơn đặt hàng này về nhân sự theo các hình thức đặc biệt. Là một biểu mẫu đăng ký, bạn có thể sử dụng sổ nhật ký, thẻ đăng ký và kiểm soát hoặc hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Mỗi hình thức này đều có ưu điểm và nhược điểm.
Thẻ đăng ký, kiểm soát và tủ hồ sơ điện tử thường được trùng lặp với nhau nên thuận tiện hơn cho việc sắp xếp và tra cứu. Nhật ký cung cấp bảo mật thông tin hơn.
Các mẫu đăng ký không có tiêu chuẩn nghiêm ngặt, nhưng thường chứa các thông tin sau:
- cuộc hẹn;
- số thứ tự của đơn đặt hàng;
- ai đã ký (chức vụ, họ);
- bản tóm tắt về đơn đặt hàng;
- căn cứ;
- người biểu diễn.
Bước 4
Bây giờ, để đánh số thứ tự theo khung, bạn chỉ cần nhìn vào nhật ký tương ứng và gán chỉ mục tiếp theo cho tài liệu.
