Đơn đặt hàng là một tài liệu có tầm quan trọng thực tế lớn. Nó chỉ ra một số hành động cụ thể: tuyển dụng và sa thải một nhân viên, hành động kỷ luật, nhu cầu giới thiệu công nghệ mới và nhiều hơn nữa. Thư ký phải đảm bảo lưu trữ loại tài liệu này và khả năng nhanh chóng tìm thấy đúng. Đối với điều này, mỗi đơn đặt hàng được chỉ định một số nhận dạng duy nhất.
Cần thiết
- - đơn đặt hàng;
- - nhật ký;
- - hướng dẫn về quản lý hồ sơ nhân sự;
- - 2 hoặc 3 thư mục.
Hướng dẫn
Bước 1
Mẫu đăng ký đơn đặt hàng không được pháp luật quy định chặt chẽ. Có một hướng dẫn tiêu chuẩn được Rosarkhiv xuất bản vào ngày 27 tháng 11 năm 2000, trong đó nói rằng việc đánh số thứ tự theo nhân sự và hoạt động chính nên được thực hiện riêng biệt trong một năm dương lịch. Nếu bạn làm việc trong một công ty nhỏ, nơi thư ký cũng thực hiện công việc của một thư ký, hãy bắt đầu 3 tập hồ sơ và 3 nhật ký đăng ký.
Bước 2
Vẽ ra các chỉ dẫn cho công việc văn phòng. Nó có thể chỉ bao gồm một vài mục. Cho biết đơn đặt hàng nào nên được lưu trữ trong 5 năm, và đơn đặt hàng nào - 75. Viết vào mảng nào các đơn đặt hàng cho doanh nghiệp của bạn được chia thành các mảng và cách bạn quyết định chỉ định chúng. Đơn đặt hàng cho hoạt động chính thường được đánh số thứ tự và đơn đặt hàng nhân sự - với một số và một chữ cái. Ví dụ: số có thể giống như "Đơn hàng số 2-l / s" hoặc "Đơn hàng số 2-k". Hãy nghĩ về các chỉ định khác nhau cho các tài liệu có thời hạn sử dụng khác nhau. Ví dụ, ngắn hạn có thể được đánh dấu là nhân sự, và dài hạn - là nhân sự.
Bước 3
Chia đơn hàng của nhân sự thành 2 phần theo thời hạn sử dụng. Các tài liệu về việc cho nghỉ phép thường xuyên hoặc nghỉ giáo dục, đi công tác ngắn hạn, khuyến khích và xử phạt kỷ luật được lưu trữ trong 5 năm. Nộp các đơn đặt hàng tuyển dụng, thuyên chuyển, sa thải, các chuyến công tác dài ngày và các kỳ nghỉ dài ngày vào một thư mục khác. Viết tên của thư mục và ngày hết hạn trên bìa các tập bìa. Điền đơn đặt hàng cho hoạt động chính một cách riêng biệt
Bước 4
Trong các công ty lớn, các đơn đặt hàng được phát hành bởi các dịch vụ khác nhau. Tài liệu cho hoạt động chính, theo quy định, được lưu giữ bởi thư ký, và cho nhân sự - bởi bộ phận nhân sự. Theo đó, mỗi loại có một thư mục riêng và sổ sách kế toán riêng. Chuyên viên nhân sự có thể bắt đầu 2 cuốn sổ và 2 bìa hồ sơ, phân chia tài liệu theo thời gian lưu giữ là đủ. Tuy nhiên, với lưu lượng tài liệu rất lớn, mỗi thư mục thường được phân chia theo các loại thứ tự. Nếu doanh nghiệp của bạn đã áp dụng một hệ thống lưu trữ riêng biệt, hãy đánh số thứ tự các đơn đặt hàng trong một mảng chung và đăng ký chúng vào một tạp chí.
Bước 5
Đơn đặt hàng cho hoạt động chính có thể không chỉ áp dụng cho toàn bộ công ty mà còn cho các bộ phận riêng lẻ. Xây dựng mã cho từng phòng ban, bộ phận. Nó có thể là một chữ cái hoặc một con số. Đừng quên rằng việc chỉ định các đơn đặt hàng cho hoạt động chính phải khác với việc chỉ định các đơn đặt hàng được chấp nhận trong quản lý hồ sơ nhân sự của công ty bạn. Trong trường hợp này, việc đánh số nằm trong mảng chung của "hoạt động chính".
