Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, việc thanh toán với những người có trách nhiệm giải trình trở nên cần thiết. Việc xuất quỹ chịu trách nhiệm về chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí hành chính của chi nhánh, chi phí đi công tác, trả lương. Loại giao dịch này là một loại giao dịch tiền mặt của doanh nghiệp. Vì vậy, để thực hiện đúng các quy định về phát hành và xóa sổ các khoản nộp, cần phải được hướng dẫn bởi các quy định về thực hiện giao dịch tiền mặt.
Cần thiết
- - lệnh của người đứng đầu tổ chức;
- - báo cáo trước;
- - sổ kế toán các đơn hàng thu nhập và chi phí;
- - chứng quyền tài khoản tiền mặt;
- - lệnh nhận tiền mặt;
- - biên lai gửi các khoản tiền chưa sử dụng.
Hướng dẫn
Bước 1
Phát hành tiền mặt cho người có trách nhiệm, theo lệnh xuất quỹ. Lệnh đó phải được thực hiện chính xác, có đóng dấu xác nhận chi tiết phiếu chi và có chữ ký của kế toán trưởng, thủ quỹ và người chịu trách nhiệm. Việc cấp tiền cho người chịu trách nhiệm được thực hiện khi xuất trình hộ chiếu. Khi đó lệnh xuất quỹ phải được đăng ký vào sổ kế toán của lệnh nhận và lệnh ghi nợ. Đối với nghiệp vụ này, kế toán công ty cần ghi sổ kế toán: Nợ 71 “Quyết toán với người chịu trách nhiệm” - Có 50 “Thủ quỹ” số tiền xuất quỹ cho người chịu trách nhiệm.
Bước 2
Viết tắt các khoản đã báo cáo dựa trên báo cáo tạm ứng đã trình bày. Báo cáo tạm ứng phải được lập thành một bản và có chữ ký xác nhận của người đứng đầu doanh nghiệp, người chịu trách nhiệm và nhân viên kế toán. Báo cáo tạm ứng phải kèm theo bản chính của các tài liệu xác nhận các khoản chi phí này, ví dụ, biên lai, séc, giấy thông hành, vé đi lại. Sau đó, kế toán của doanh nghiệp cần phải kiểm tra mục đích sử dụng của các quỹ đã chi và điều chỉnh tổng số tiền của chúng.
Bước 3
Chấp nhận tiền mặt chưa sử dụng tại quầy thu ngân của người báo cáo. Các khoản tiền này vẫn còn là kết quả của việc vượt quá số tiền đã phát hành trước so với chi phí thực tế của đơn vị báo cáo. Việc nhập quỹ tại kho quỹ của doanh nghiệp được thực hiện theo lệnh chuyển tiền đến, phải có chữ ký của kế toán trưởng và thủ quỹ, đồng thời có dấu xác nhận của quỹ tiền mặt. Lệnh tiền đến được lập thành một liên, sau đó được ghi vào sổ kế toán chứng từ thu, lệnh nợ của doanh nghiệp. Một lệnh chuyển tiền như vậy vẫn được kế toán của doanh nghiệp giữ lại và người chịu trách nhiệm được cấp một biên lai về việc giới thiệu các khoản tiền chưa sử dụng. Đối với nghiệp vụ này, kế toán công ty cần ghi sổ kế toán: Nợ 50 “Thủ quỹ” - Có 50 “Quyết toán với người có trách nhiệm” đối với số kinh phí chưa sử dụng của người có trách nhiệm.
