Bất chấp sự phong phú của các kênh liên lạc, e-mail vẫn đáng tin cậy nhất cho các liên hệ công việc. Bất lợi rõ ràng của nó trước khi tiếp xúc bằng lời nói là người nhận có thể đơn giản bỏ qua bức thư. Để không viết vào khoảng trống, điều quan trọng là phải biết các quy tắc của thư từ email doanh nghiệp.
Chủ đề là người đứng đầu
Hiệu quả của thư tín kinh doanh điện tử phần lớn phụ thuộc vào chủ đề phù hợp. Sau khi cuộn qua danh sách các thư đã gửi, người nhận có thể sẽ để lại một bức thư không có chủ đề vào cuối ngày làm việc, ưu tiên các tiêu đề quan trọng hơn.
Chủ đề ở định dạng "từ Alexander", "cho Vitaly" và các tiêu đề trừu tượng khác chỉ thích hợp nếu người nhận đang đợi thư và trong một cuộc trò chuyện gần đây đã được thông báo về việc sắp gửi thông tin quan trọng. Đối với tất cả các trường hợp khác, những chủ đề như vậy là không may. Chúng không phản ánh lý do kháng cáo, bản chất của bức thư và tầm quan trọng.
Một câu được xác định rõ từ 2-4 từ được coi là một chủ đề tốt. Ví dụ: "Dự thảo báo cáo để được phê duyệt", "Đề nghị thương mại từ LLC" Kinh doanh-Thương mại "," Về việc cung cấp đá phiến "," Đá phiến. Đề nghị xem xét”.
Bất kể mục đích của lời kêu gọi là gì, tác giả của bức thư nên cẩn thận về việc thu hút sự chú ý. Vì vậy, ghi chú "Khẩn cấp!", "Giám đốc cá nhân", "Quan trọng!" chỉ nên được chỉ ra trong dòng chủ đề trong trường hợp thông điệp thực sự có ý nghĩa cực độ và không chỉ đối với người gửi mà còn đối với người nhận. Nếu mỗi lá thư từ cùng một người liên lạc kèm theo những dấu hiệu chú ý vô cớ, người nhận sẽ ngừng trả lời họ, và trong trường hợp nghiêm trọng, sẽ đưa họ vào danh sách đen hoặc chuyển hướng cho cấp dưới.
Kháng nghị
Email phải bắt đầu bằng một tin nhắn. Bắt buộc phải sử dụng họ và tên của người nhận và viết không có sai sót. Một người phát biểu chăm chú nhận thấy lỗi chính tả trong tên của mình chắc chắn sẽ mất lòng tin vào tác giả của lời kêu gọi và quan tâm đến việc tiếp tục cuộc đối thoại.
Để tránh điều này xảy ra, ngay cả với việc gửi thư hàng loạt, bạn không nên bỏ qua việc đọc lại nội dung của thư xin việc trước khi gửi. Các lỗi thường có thể ẩn trong phần cuối của chữ hoa khi xưng hô, viết họ phức tạp. Bất kể địa vị của người nhận là gì, chính xác hơn là nộp đơn theo tên và chữ đỡ đầu, nếu họ không được biết đến, thì có thể sử dụng các cấu trúc trung lập truyền thống: "Chào buổi chiều", "Xin chào". Nếu tác giả và người nhận thư sống ở các múi giờ khác nhau thì được phép dùng lời kêu gọi sau: "Chúc một ngày tốt lành", "Giờ tốt lành".
Đánh giá cao thời gian của bạn và người khác
Email phải ngắn gọn, rõ ràng và không có các chi tiết gây phiền nhiễu hoặc không cần thiết. Chất lượng này đặc biệt quan trọng trong những trường hợp thư tín điện tử đóng vai trò là bước khởi đầu của hợp tác kinh doanh chứ không phải là sự tiếp nối của nó.
Trong đoạn đầu tiên của lời kêu gọi, tác giả phải giới thiệu về bản thân nếu việc trao đổi thư từ trước đó không được thực hiện hoặc đã bị gián đoạn trong một thời gian dài. Thiết kế tối ưu cho điều này là cụm từ truyền thống: “Bạn đang lo lắng về Vasily Kuznetsov, một nhân viên của Thương mại Kinh doanh. Tôi muốn tiếp tục cuộc trò chuyện của chúng tôi về việc xem xét đề xuất cung cấp kênh”.
Hơn nữa, bản thân lời đề nghị phải được trình bày càng ngắn gọn càng tốt và, như một nguồn thông tin mở rộng, một đề nghị thương mại phải được đính kèm với thư.
Tất cả các suy nghĩ hoàn chỉnh trong một câu nên được phân chia hợp lý thành các đoạn văn, nên nhập danh sách, sử dụng tô đậm và gạch chân một cách hợp lý, giúp cải thiện cảm nhận của người đọc về thông tin và giảm thời gian đắm chìm vào chủ đề. Thông thường, một email hiếm khi chứa nhiều hơn 3-5 đoạn văn.
Xây dựng cuối cùng
Sẽ là hợp lý khi kết thúc email bằng lời chào tạm biệt công việc theo kiểu: "Với những lời chúc tốt đẹp nhất, …", "Trân trọng gửi đến bạn, …", v.v., bạn nên cẩn thận nhất có thể, vì giọng điệu thân mật và sự hội tụ quá mức có thể khiến người nhận mơ hồ.
Chữ ký phải được đính kèm với các chi tiết liên hệ. Điều quan trọng là chỉ ra số điện thoại, fax, trang web chính thức của tổ chức được đại diện, cũng như địa chỉ e-mail dự phòng, vì người nhận nhìn thấy địa chỉ liên hệ trong thư.
Những suy nghĩ xuất hiện trong quá trình chuẩn bị một tài liệu không nên được chính thức hóa trong một bài tái bút. Như bạn đã biết, cách diễn đạt những ý tưởng muộn màng như vậy chỉ thích hợp trong thư từ cá nhân. Và đánh máy điện tử cho phép bạn sửa đổi nội dung văn bản của kháng nghị bất cứ lúc nào. Sử dụng trong một lá thư P. S. có thể bị người nhận nhìn nhận một cách tiêu cực, người mà không phải không có lý do có thể nghĩ rằng người nhận đã dành thời gian để đưa thông tin bổ sung một cách hài hòa vào bức thư và quyết định giam mình trong một đoạn tái bút nhanh.
