Trong quá trình làm việc và chuẩn bị tài liệu, một vai trò quan trọng được giao cho việc phê duyệt của họ, có thể là nội bộ, nơi tài liệu được các bộ phận của tổ chức hoặc bên ngoài xác nhận, gắn với việc phê duyệt tài liệu của các cơ quan khác. Một văn bản được thỏa thuận một cách chính xác về mặt pháp lý cho phép quyền thực hiện các hành động được quy định bởi luật, chuẩn mực và quy tắc. Các tài liệu đã qua thủ tục phê duyệt được niêm phong hoặc đóng dấu.
Hướng dẫn
Bước 1
Làm việc với tư cách là nhân viên của một tổ chức, có trách nhiệm bao gồm phê duyệt nội bộ và bên ngoài các tài liệu, cần có thông tin rõ ràng về những bộ phận nào của công ty chịu trách nhiệm phê duyệt của họ.
Bước 2
Lập danh sách các tài liệu sẽ cần được phê duyệt trong toàn bộ thời gian làm việc. Hãy rõ ràng về các bộ phận chịu trách nhiệm về sự chứng thực của họ. Lập một bảng chỉ ra các loại tài liệu phải được phê duyệt bắt buộc, các bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện công việc này, chức vụ, họ, tên, tên riêng của nhân viên, điện thoại và địa chỉ e-mail của họ.
Bước 3
Quyết định tài liệu cần được phê duyệt. Lập kế hoạch, chỉ ra thứ tự mà bạn liên hệ với các bộ phận trong tổ chức của mình. Tìm ra thời hạn hoàn thành công việc bằng cách nói chuyện với từng nhân viên của tất cả các bộ phận của công ty chịu trách nhiệm chứng thực tài liệu.
Bước 4
Hãy chú ý đến các điều khoản phê duyệt của tài liệu, nhanh chóng phản hồi bất kỳ thay đổi nào của nhân viên trong bộ phận. Nếu bạn có bất kỳ nghi ngờ nào về các chỉnh sửa được thực hiện đối với tài liệu, hãy đảm bảo tham khảo ý kiến của các chuyên gia của tổ chức, làm rõ tất cả các sắc thái. Điều này sẽ giúp giảm thời gian phê duyệt trong tương lai và cho phép bạn soạn thảo tài liệu một cách hợp pháp một cách chính xác.
Bước 5
Trong mỗi bộ phận của tổ chức, sau khi thông qua thủ tục phê duyệt, một thị thực sẽ được đưa vào tài liệu. Nó có thể là con dấu của bộ phận hoặc con dấu “Đã được phê duyệt” với chỉ dẫn về chức vụ, tên và chữ ký của nhân viên. Đảm bảo rằng mỗi nhân viên chịu trách nhiệm phê duyệt tài liệu ký tên chính xác. Nếu không, nó sẽ không được ký bởi người đứng đầu tổ chức.
Bước 6
Người liên kết cuối cùng để xác nhận văn bản là người đứng đầu doanh nghiệp. Văn bản chỉ được coi là thỏa thuận hợp pháp nếu có chữ ký của ban lãnh đạo, nhân viên các bộ phận, con dấu hoặc dấu của doanh nghiệp.
Bước 7
Khi sự phối hợp bên ngoài của các tài liệu yêu cầu sự chấp thuận của các tổ chức khác nhau, hãy kiểm tra danh sách các tổ chức mà bạn phải áp dụng. Tìm hiểu thông tin chi tiết về các bộ phận, nhân viên của họ tham gia phối hợp. Gọi cho họ hoặc gửi e-mail, chỉ định danh sách tài liệu cần thiết. Thống nhất về thời gian họp.
Bước 8
Chuẩn bị một danh sách các vấn đề liên quan đến thời gian phê duyệt và thủ tục thực hiện các thay đổi cho nhân viên của tổ chức liên quan đến việc phê duyệt bên ngoài các tài liệu. Lập một tuyên bố chính thức theo mẫu quy định, nêu rõ danh sách các tài liệu cần được thống nhất. Kiểm soát thời gian phê duyệt các tài liệu và tính đúng đắn của việc thực hiện chúng.
