Mỗi doanh nghiệp giao kết các hợp đồng (lao động, cung ứng, mua hàng hóa). Theo quy định, chúng được lưu trữ trong kho lưu trữ. Để thuận tiện cho việc sử dụng các tài liệu này, cũng như loại bỏ lý do thất lạc, chúng được ghi lại. Một tạp chí đặc biệt được thành lập, trong đó các chi tiết của các hợp đồng, các thỏa thuận bổ sung với chúng được ghi lại, và niên đại của quá trình di chuyển của chúng cũng được thiết lập.
Nó là cần thiết
- - Nhật ký kế toán hợp đồng ở dạng giấy;
- - sản phẩm phần mềm để kế toán các hợp đồng;
- - tài liệu công ty.
Hướng dẫn
Bước 1
Không có mẫu thống nhất cho văn bản kế toán các hợp đồng. Nhưng bạn có thể tự phát triển hoặc mua một sản phẩm phần mềm đặc biệt được thiết kế để lưu trữ thông tin về các hợp đồng. Nhưng lựa chọn đầu tiên là miễn phí, hãy dừng lại ở đó nếu bạn không cần thêm chi phí.
Bước 2
Ghi tên tài liệu vào trang tiêu đề của nhật ký kế toán hợp đồng. Vui lòng nhập tên công ty của bạn. Nếu công ty đủ lớn, nên có một tạp chí riêng cho từng đơn vị kết cấu. Trong trường hợp này, hãy viết tên của bộ phận. Nhập ngày tài liệu được nộp, dữ liệu cá nhân, chức vụ của người chịu trách nhiệm lưu giữ nhật ký. Theo quy định, đây là nhân viên ký hợp đồng với nhân sự, nhân viên của bộ phận pháp chế tham gia giữ hợp đồng với đối tác.
Bước 3
Ghi tên tài liệu vào trang tiêu đề của nhật ký kế toán hợp đồng. Vui lòng nhập tên công ty của bạn. Nếu công ty đủ lớn, nên có một tạp chí riêng cho từng đơn vị kết cấu. Trong trường hợp này, hãy viết tên của bộ phận. Nhập ngày tài liệu được nộp, dữ liệu cá nhân, chức vụ của người chịu trách nhiệm lưu giữ nhật ký. Theo quy định, đây là nhân viên ký hợp đồng với nhân sự, nhân viên của bộ phận pháp chế tham gia giữ hợp đồng với đối tác.
Bước 4
Tạo tám đồ thị bằng bảng tính. In ra giấy. Trong cột đầu tiên của nhật ký, nhập số thứ tự của hợp đồng, ở cột thứ hai - số của tài liệu được giao cho nó ở phần kết luận. Ở cột thứ ba và thứ tư của sổ nhật ký kế toán hợp đồng, ghi ngày bắt đầu, ngày hết hạn của chứng từ. Trong cột thứ năm, cho biết đối tượng của hợp đồng. Ví dụ, đối với việc cung cấp các thành phần.
Bước 5
Trong cột thứ sáu, điền tên của đối tác (nhà cung cấp, người mua), nhân viên (khi tính đến hợp đồng lao động với nhân sự). Trong cột thứ bảy của tạp chí, ghi hợp đồng nằm trong thư mục nào (theo quy định, các thư mục được gán một số trong kho lưu trữ), cho biết vị trí của thư mục. Cột thứ tám, đóng dấu chữ ký của người có trách nhiệm lưu trữ tài liệu (ghi rõ họ, tên viết tắt của người đó). Khi thay đổi nhân viên, lập bảng chuyển hợp đồng, sổ nhật ký cho kế toán của họ.
Bước 6
Nếu bạn cảm thấy bất tiện khi theo dõi các hợp đồng theo cách thủ công, hãy đặt hàng phát triển một sản phẩm phần mềm hoặc mua một chương trình làm sẵn. Nó có thể tốn một số tiền, nhưng ở dạng điện tử, một tạp chí như vậy có một số lợi thế. Ví dụ: khi đăng ký hợp đồng, bạn có thể chỉ định đường dẫn đến tài liệu trên máy tính.
