Bạn đang cần gấp một tài liệu, nhưng bạn không nhớ mình đã để ở đâu? Mang lại trật tự cho cuộc sống văn phòng của bạn, sắp xếp mọi thứ trong các thư mục được đánh số - điều này sẽ giúp công việc của bạn dễ dàng hơn.
Chúng tôi sắp xếp mọi thứ theo thứ tự trong giấy tờ
Nếu có ít tài liệu và chúng liên quan đến một lĩnh vực ứng dụng, chúng cần được đặt tất cả vào một nơi, tốt nhất là trong một thư mục. Tuy nhiên, theo quy luật, một thư mục là không đủ, phải có nhiều thư mục trong số đó. Ví dụ, một thư mục chứa các tài liệu cấu thành của một công ty, cho các bức thư, cho các hợp đồng với nhà cung cấp, v.v.
Với sự mở rộng của doanh nghiệp, số lượng thư mục tăng lên. Bạn có thể không cần một, mà là một vài giá cho chúng. Và sau đó nhân viên xuất hiện, những người sẽ có luồng tài liệu riêng và các thư mục của họ. Đó là, quy tắc thứ tự đầu tiên là phân phối tài liệu vào các thư mục chuyên đề, các tài liệu này nên được đặt trên giá.
Bây giờ ngành công nghiệp sản xuất khay ngang và dọc. Chúng rất thiết thực, chiếm ít không gian, vừa vặn trên bàn và giúp bạn có thể có tất cả các tài liệu cơ bản và thường xuyên sử dụng trong tay mà không cần mua đồ nội thất mới.
Cơ quan đăng ký
Nếu có nhiều tài liệu, bạn có thể lập một sổ đăng ký đặc biệt (sổ đăng ký) cho chúng hoặc một số tài liệu. Ví dụ, nhật ký của tài liệu đến và đi. Chúng có ngày đăng ký và số tài liệu đến (gửi đi), nội dung ngắn gọn và / hoặc tên và nơi tài liệu được gửi đến (bộ phận nào, quan chức nào được bàn giao, nó được đặt trong thư mục nào, v.v.).
Đối với một phần hoặc tất cả các thư mục, nếu có nhiều tài liệu và nhiều thư mục tương tự (theo nghĩa), bạn có thể cần một sổ đăng ký tài liệu trong mỗi thư mục, tức là một danh sách chúng, được lồng vào nhau hoặc bằng cách nào đó được đính kèm trong giữa thư mục. Mỗi tài liệu có thể được chỉ định một số (nếu nó không có trước đó) hoặc cung cấp cho riêng bạn. Sau đó, bạn sẽ không cần phải lướt qua tất cả các tài liệu, mà chỉ cần nhìn vào danh sách của chúng, và sau đó lấy số lượng cần thiết.
Đặt tài liệu vào các thư mục, khay và giá thích hợp, khởi động chúng đúng giờ, và bạn sẽ tìm thấy mọi thứ một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Giữ nơi làm việc gọn gàng
Nơi làm việc phải được giữ trật tự. Cố gắng lau bàn hàng ngày hoặc ít nhất vài ngày một lần. Bạn có thể để các tài liệu cần thiết trên bàn, đặt phần còn lại vào các thư mục, trên khay và giá, và nếu bạn lấy chúng từ ai đó thì hãy trả lại chúng. Chỉ khi bạn cho nó, tốt hơn là nên nhớ rõ ai hoặc thậm chí viết nó ra.
Và cuối cùng. Một người luôn có sẵn tài liệu, dễ dàng tìm thấy và mang đến đúng giờ, luôn có thiện chí với các cơ quan chức năng. Chúng tôi muốn bạn điều này với tất cả trái tim của chúng tôi.
