Việc chấp nhận hàng hoá được lập bằng một phiếu gửi hàng hoặc một vận đơn, được lập theo một thể thống nhất. Tài liệu được chỉ định phải có các chi tiết bắt buộc, vì nó xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ của nhà cung cấp và người mua.
Thỏa thuận cung cấp thường được ký kết trong một thời gian dài, trong quá trình thực hiện, mối quan hệ giữa người cung cấp và người mua được hình thành bằng các tài liệu khác xác nhận việc giao nhận hàng hóa thực tế với số lượng và phạm vi đã đặt hàng. Tài liệu như vậy là một phiếu gửi hàng hoặc phiếu gửi hàng, được lập theo một thể thống nhất, có chữ ký của đại diện có thẩm quyền của nhà cung cấp và người mua. Đồng thời, tài liệu này không chỉ là xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng dân sự mà còn đóng vai trò là tài liệu chính được sử dụng cho mục đích thuế và kế toán.
Những chi tiết nào cần được ghi trên phiếu gửi hàng?
Trên vận đơn phải có số, ngày lập, tên đầy đủ và các thông tin chi tiết cho phép bạn xác định người cung cấp, người mua. Ngoài ra, trong phiếu gửi hàng có ghi rõ tên hàng hóa, nếu có thể thì mô tả ngắn gọn. Đồng thời, tổng số lượng hàng hóa được giao theo tài liệu này, giá mỗi đơn vị và tổng chi phí, có tính thuế giá trị gia tăng (đối với người nộp thuế cụ thể), được ghi lại. Vận đơn là một chứng từ hai mặt có chữ ký của nhà cung cấp và người mua, được chứng nhận bằng con dấu tròn của họ. Tùy thuộc vào các điều khoản của hợp đồng cung cấp đã ký kết, những sai lệch có thể xảy ra về số lượng, chủng loại hàng hóa được cung cấp và kê khai trong hóa đơn có thể được đánh dấu trực tiếp trong tài liệu này với sự đảm bảo của mỗi bên hoặc được ghi lại trong một hành động riêng.
Phiếu gửi hàng được lập như thế nào?
Vận đơn với số lượng liên yêu cầu được đại diện của nhà cung cấp giao cùng với hàng hoá. Việc nhận hàng từ phía người mua được thực hiện bởi người đại diện được ủy quyền của họ, người này phải có giấy ủy quyền hợp lệ và giấy tờ tùy thân. Sau khi vận chuyển hàng hóa, đại diện của người mua tiến hành kiểm tra trực quan, tính toán số lượng và đánh giá tính toàn vẹn của gói hàng. Việc kiểm tra được thực hiện đồng thời với việc đối chiếu số lượng, chủng loại, chất lượng thực tế của hàng hoá với các thông tin ghi trên hoá đơn. Trong trường hợp không có khiếu nại và sửa chữa, đại diện bên mua ký vào tất cả các liên của hóa đơn, đóng dấu xác nhận của tổ chức. Người đại diện của nhà cung cấp lấy bản sao của chính tài liệu này, nếu cần, đính kèm với giấy ủy quyền của người đại diện của người mua.
