Dù sớm hay muộn, mọi nhân viên đều phải đối mặt với câu hỏi: làm thế nào để lập một báo cáo đúng đắn về công việc của họ. Bất kỳ báo cáo nào cũng là một công cụ quan trọng đối với nhân viên và người quản lý, với sự trợ giúp của loại hình giao tiếp được chính thức hóa này, người quản lý sẽ nhận được thông tin mà anh ta cần, mà anh ta cần để phân tích và đánh giá các hoạt động của nhân viên.
Hướng dẫn
Bước 1
Trước hết, cần xác định loại báo cáo cần lập: một lần hay công việc. Báo cáo một lần thường được lập dựa trên kết quả của các hoạt động cụ thể và công nhân cho phép bạn phân tích định kỳ công việc mà nhân viên thực hiện (khối lượng và kết quả).
Báo cáo định kỳ có thể là: hàng ngày (có thể được sử dụng để theo dõi các dự án quan trọng ngắn hạn hoặc trong thời gian thử việc của nhân viên), hàng tuần (phổ biến nhất), hàng tháng, hàng quý và báo cáo sẵn sàng (loại báo cáo này chứa một lượng lớn thông tin phân tích và thường được cung cấp cho quản lý cấp cao).
Bước 2
Vậy làm thế nào để bạn viết một bản báo cáo công việc một cách chính xác?
Trước tiên, bạn cần quyết định thời gian của báo cáo và lập kế hoạch trong lịch trình công việc của bạn thời gian chuẩn bị cho báo cáo. Đây có thể là một khoảng thời gian nhỏ mỗi ngày, hoặc một khoảng thời gian cụ thể được phân bổ cho việc biên soạn toàn bộ báo cáo cùng một lúc, điều quan trọng nhất là không được trì hoãn cho đến thời hạn.
Bước 3
Trước hết, hãy quyết định mục tiêu cuối cùng trong công việc của bạn. Nội dung của báo cáo phải đầy đủ thông tin, rõ ràng và tốt nhất là ngắn gọn. Đừng quên về "quy tắc của bảy", nói rằng ý thức của chúng ta có thể đồng hóa hiệu quả 7 yếu tố cùng một lúc (+/- 2). Do đó, chúng tôi mong muốn làm nổi bật chính xác số điểm hoặc phần này trong báo cáo.
Bước 4
Điều quan trọng là có thể tập trung vào kết quả của các hoạt động của bạn, mô tả những nhiệm vụ nào đã được hoàn thành, chứ không chỉ liệt kê những hành động được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định.
Bước 5
Để rõ ràng hơn, hãy cung cấp câu trả lời của bạn bằng bảng, hình ảnh, sơ đồ.
Bước 6
Tình huống được đơn giản hóa, nếu công ty của bạn đã phát triển các biểu mẫu báo cáo (các biểu mẫu, bảng phải được điền bằng cách đưa ra nhận xét của bạn)
Bước 7
Không chỉ những gì bạn đã viết trong báo cáo quan trọng mà còn là cách bạn gửi nó. Ở đây bạn nên nhớ quy tắc vàng: báo cáo hàng ngày được gửi vào cuối ngày làm việc chứ không phải vào sáng hôm sau. Hàng tuần - tối thứ sáu, không phải sáng thứ hai.
Bước 8
Một mẹo khác: trước khi bạn gửi báo cáo, hãy đọc lại nó, cố gắng thực hiện nó qua con mắt của cấp quản lý của bạn. bạn có những câu hỏi nào? Có lẽ cần phải thêm một cái gì đó hoặc ngược lại, để đơn giản hóa thông tin càng nhiều càng tốt.
