Quản lý văn phòng hay còn gọi là thư ký hay quản trị văn phòng là một vị trí khá nghiêm túc và có trách nhiệm. Hầu như tất cả công việc của doanh nghiệp đều do anh ta làm, mặc dù phần lớn những gì anh ta làm không được chú ý.
Hướng dẫn
Bước 1
Người quản lý văn phòng thực hiện các chức năng quản lý. Người quản lý văn phòng có nghĩa vụ lập kế hoạch công việc của tất cả những người làm việc trong một công ty cụ thể và xây dựng cơ cấu tổ chức của văn phòng. Loại trách nhiệm này cũng bao gồm quản lý nhân viên cấp dưới, tổ chức đào tạo nhân viên, lập kế hoạch nghề nghiệp của họ và tạo chính sách giao tiếp với khách hàng.
Bước 2
Hạng mục hành chính là trách nhiệm trực tiếp tiếp theo của người quản lý văn phòng. Nó bao gồm việc tổ chức công việc văn phòng và phát triển các mối quan hệ giữa các đơn vị cơ cấu.
Bước 3
Cơ quan kinh tế bao gồm việc mua máy móc, thiết bị, linh kiện, vật tư tiêu hao cần thiết, cũng như hướng dẫn lắp đặt thiết bị và giám sát hoạt động của cơ quan đó.
Bước 4
Người quản lý văn phòng có trách nhiệm giám sát. Chúng có nghĩa là kiểm toán tài sản vật chất của doanh nghiệp, xác nhận kịp thời về nhân sự, tổ chức báo cáo và thực hiện các tài liệu kiểm soát khác.
Bước 5
Trách nhiệm báo cáo bao gồm việc chuẩn bị đầy đủ tất cả các báo cáo tài liệu cho cấp quản lý cao hơn. Do đó, ban lãnh đạo nhận thức được các công việc đang diễn ra trong doanh nghiệp, và với sự trợ giúp của việc này có thể kiểm soát được tình hình hiện tại.
Bước 6
Trách nhiệm chính cũng được coi là tổ chức và tiến hành các cuộc đàm phán kinh doanh. Điều này bao gồm việc lập kế hoạch các cuộc họp kinh doanh, xác định dòng đàm phán, tổ chức tài liệu của các cuộc đàm phán và phân tích kết quả của các cuộc họp kinh doanh.
Bước 7
Người quản lý văn phòng được yêu cầu không chỉ biết công việc của mình mà còn cả công việc của những người còn lại trong nhóm, theo dõi tiến trình công việc này như thế nào, kiến thức về các phương pháp lập kế hoạch chiến lược, kiến thức cơ bản về đạo đức và thẩm mỹ, cũng như kiến thức về những điều cơ bản kế toán và báo cáo.
Bước 8
Công việc của một trưởng phòng khá căng thẳng. Vì vậy, khi lựa chọn một chuyên ngành như vậy hoặc một chuyên ngành tương tự, cần phân tích xem hoạt động này có mang lại sự hài lòng và niềm vui hay không. Nhưng điều này rất quan trọng, vì một người dành một lượng thời gian đáng kể ở nơi làm việc.
