Trong quá trình hoạt động kinh tế, lãnh đạo công ty ký kết nhiều hợp đồng khác nhau với người cung cấp và người mua. Để có thể theo dõi thời hạn của các quy định này, một số tổ chức sử dụng cái gọi là sổ đăng ký hợp đồng. Nói chung, khái niệm "sổ đăng ký" có nghĩa là một nhật ký nhất định của việc đăng ký văn bản đến và đi. Làm thế nào để tạo một cơ sở dữ liệu như vậy?
Hướng dẫn
Bước 1
Đầu tiên, bạn cần quyết định thông tin bạn muốn xem trong sổ đăng ký, tức là, làm nổi bật các tiêu chí quan trọng nhất đối với bản thân. Sau đó, trong một nhật ký có thể được thực hiện cả trong Excel và sử dụng sổ ghi chép thông thường (tốt nhất là khổ A4), hãy lập một bảng.
Bước 2
Nếu bạn dừng lại ở phương pháp thứ hai, thì trước tiên hãy vẽ trang tiêu đề. Viết trên đó các chi tiết của tổ chức, nghĩa là INN, KPP, OKATO, địa chỉ hợp pháp và người đứng đầu tổ chức. Ở giữa, ghi “Sổ đăng ký hợp đồng cho (ghi rõ thời gian)”.
Bước 3
Tiếp theo, trên trang tính tiếp theo, hãy tạo một bảng gồm sáu cột. Trong cột đầu tiên, cho biết số hợp đồng được ký kết với bên đối tác, trong cột thứ hai - ngày của văn bản pháp lý điều chỉnh và trong cột thứ ba - ngày hết hạn.
Bước 4
Tiếp theo, chỉ ra tên của bên đối tác, nhà thầu và đối tượng của hợp đồng, ví dụ, sự phát triển của các chương trình kế toán. Theo tùy chọn, bạn có thể cho biết số tiền của hợp đồng, liệu có thỏa thuận bổ sung và các điều kiện khác hay không. Theo quy định, các hợp đồng được giao kết theo thứ tự thời gian. Sau khi kết thúc kỳ, nên nháy, đánh số và ký văn bản với thủ trưởng tổ chức. Sau đó, bàn giao sổ đăng ký vào kho lưu trữ.
Bước 5
Ngoài ra, để biên dịch sổ đăng ký, bạn có thể sử dụng một chương trình được phát triển đặc biệt, được gọi là "Sổ đăng ký hợp đồng". Nó cho phép bạn theo dõi các khoản thanh toán theo hợp đồng, ngày hết hạn của các tài liệu này, cũng như lưu giữ hồ sơ về số tiền đã thanh toán. Chương trình tự động tạo danh sách mà sau khi hết thời hạn, bạn có thể in ra giấy.
Bước 6
Bạn có thể dừng lại ở phương pháp thứ ba, đó là sử dụng chương trình Excel. Các cột trong bảng có thể có nội dung gần đúng, như khi sử dụng phương pháp đầu tiên. Cuối kỳ, in sổ đăng ký và giao cho kế toán trưởng ký.
