Thông thường, khi thực hiện bất kỳ giao dịch nào hoặc cấp chứng chỉ, chứng nhận, v.v., người ta yêu cầu cung cấp bản sao của bất kỳ tài liệu nào, vì bản gốc của chúng được chủ sở hữu lưu giữ trong một bản sao duy nhất. Nhưng để các bản sao có hiệu lực pháp lý, chúng phải được chứng thực theo các quy tắc và quy định đã được thiết lập.
Khi nào bạn cần chứng thực các tài liệu
Các bản sao của tài liệu phải được chứng thực trong mọi trường hợp, nếu không, chúng sẽ chỉ được coi là những mẩu giấy, ngay cả khi nội dung của chúng hoàn toàn khớp với bản gốc. Nhưng bản sao sẽ được chứng nhận bởi ai phụ thuộc phần lớn vào tổ chức mà bạn cần gửi nó. Trong một số trường hợp, sẽ là đủ nếu tài liệu được chứng nhận bởi con dấu của tổ chức của bạn, trong một số trường hợp - bạn sẽ phải trả tiền công chứng cho thủ tục này.
Bạn có thể cần phải có bản sao của các tài liệu để nộp cho cơ quan thuế và các quỹ ngoài ngân sách, khi đăng ký các giao dịch dân sự, cũng như trình ra tòa án, v.v. Vì vậy, đặc biệt, khoản 8 Điều 75 của Bộ luật Hành chính-Pháp lý của Liên bang Nga quy định các tài liệu gốc hoặc bản sao của chúng, được chứng thực hợp lệ, phải được xuất trình cho tòa án. Nếu không, nếu các bản sao không được chứng thực một cách chính xác, bản án có thể bị phản đối và thậm chí bị hủy bỏ.
Cách chứng thực bản sao tài liệu với công chứng viên
Tại công chứng viên, bạn hoàn toàn có thể chứng thực bản sao của bất kỳ tài liệu nào, nhưng vì bạn phải trả tiền cho việc này, bạn chỉ nên chứng thực những tài liệu mà quy định của pháp luật về việc công chứng. Vì vậy, chỉ bản sao có công chứng được chấp nhận trong trường hợp đăng ký thuế và đăng ký công ty trong sổ đăng ký nhà nước hoặc trong trường hợp giấy tờ để trở thành thành viên của SRO và chấp nhận thực hiện một loại hoạt động cụ thể. Công dân sẽ cần công chứng trong trường hợp thừa kế, giao dịch bất động sản, v.v.
Trong trường hợp không có công chứng viên, chữ ký xác nhận của người đứng đầu cơ quan quản lý thành phố hoặc một quan chức được ủy quyền đặc biệt có thể được coi là chữ ký của người đó.
Cách tự chứng nhận bản sao của tài liệu
Nếu văn bản quy phạm không trực tiếp chỉ ra sự cần thiết phải cung cấp bản sao có công chứng, bạn có thể tự mình chứng nhận tính xác thực của chúng. Theo Nghị định của Đoàn Chủ tịch Xô Viết Tối cao Liên Xô số 9779-X "Về thủ tục cấp và chứng thực bản sao các tài liệu liên quan đến quyền của công dân" của các doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức, bản sao có thể có xác nhận của người đứng đầu doanh nghiệp hoặc bất kỳ cán bộ nào có thẩm quyền này. Những quyền hạn này được cung cấp theo lệnh có liên quan của tổ chức.
Nếu bản sao nằm trên nhiều tờ, bạn có thể xác nhận từng tờ một hoặc khâu và đánh số các tờ và ghi rõ trong dòng chữ xác nhận: "Bản sao trên 3 tờ là chính xác."
Do đó, cả những giấy tờ của tổ chức và nhân viên của tổ chức đó đều có quyền được xác nhận bởi người đứng đầu hoặc cán bộ có thẩm quyền. Hiệu lực pháp lý của một bản sao như vậy, theo GOST R 51141-98, sẽ được cung cấp bởi các chi tiết cần thiết: dấu hiệu về vị trí của tài liệu gốc, ngày phát hành và dòng chữ "Bản sao là chính xác", được xác nhận bởi họ, tên viết tắt và chữ ký của người chứng nhận chính thức. Tính xác thực của chữ ký của người làm chứng được xác nhận bằng con dấu của tổ chức.
