Bất kỳ nhân viên văn phòng sớm hay muộn đều phải đối mặt với việc phải viết một công văn. Nghi thức kinh doanh nhấn mạnh rằng phần kết thúc của một bức thư cũng quan trọng như điểm bắt đầu của thông điệp của bạn.
Nó là cần thiết
địa chỉ chính xác của người nhận, phong bì, bản sao các tài liệu kèm theo bức thư
Hướng dẫn
Bước 1
Đọc lại những gì bạn đã viết trước khi bắt đầu phần cuối cùng của bức thư. Kiểm tra văn bản để tìm lỗi ngữ pháp và chính tả, các dấu chấm và lỗi không chính xác. Nếu nội dung của bức thư hoàn toàn khiến bạn hài lòng, trong đoạn cuối cùng, hãy nhắc lại luận điểm chính của bức thư một lần nữa bằng một hình thức ngắn gọn và dễ hiểu. Như vậy, bạn tóm tắt thông điệp của mình, giúp người nhận dễ dàng chuẩn bị và viết phản hồi hơn.
Bước 2
Nếu cần thiết phải đính kèm bản sao của các tài liệu vào công văn, sau đoạn văn, lùi lại vài dòng và chỉ ra danh sách các tài liệu trong cột “đính kèm”. Danh sách phải được đánh số. Đính kèm bản sao các tài liệu vào thư theo thứ tự chúng được chỉ ra trong danh sách.
Bước 3
Kết thúc bức thư trang trọng bằng một cách nói lịch sự và đúng đắn, chẳng hạn như: "Tôi hy vọng sẽ có một sự hợp tác hiệu quả." Ngoài ra, trong kinh doanh, theo thông lệ, bạn có thể kết thúc thư với sự trợ giúp của các cụm từ như "với sự tôn trọng", "chân thành của bạn", "với sự tôn trọng". Tiếp theo, hãy chắc chắn đặt tên viết tắt và ngày của bạn. Đừng quên ký tên bên cạnh họ của bạn sau khi in văn bản.
Bước 4
Bắt đầu điền vào phong bì. Địa chỉ người nhận được viết ở góc dưới bên phải, địa chỉ của người gửi được viết ở góc trên bên trái. Đảm bảo nhập đúng mã bưu điện, trong trường hợp này, thư sẽ đến tay người nhận nhanh hơn.
Bước 5
Tốt hơn là gửi thư chính thức qua đường bưu điện dưới dạng thư đã đăng ký với xác nhận đã nhận. Trong trường hợp này, bạn sẽ có bằng chứng về việc người nhận đã nhận được thư.
