Quá trình chuyển đổi sang định dạng tài liệu mới sẽ diễn ra vào năm 2021. Nó sẽ cho phép bạn truy cập trực tiếp và nhanh chóng vào thông tin về hoạt động lao động không chỉ cho người lao động mà còn cho người sử dụng lao động tiềm năng và các cơ quan hữu quan.
Lý do chuyển đổi
Ở hầu hết các quốc gia châu Âu, các định dạng giấy để lưu giữ hồ sơ về dân số lao động đã không còn tồn tại từ lâu. Chúng được thay thế bằng cơ sở dữ liệu điện tử và thư giới thiệu từ Quỹ hưu trí và người sử dụng lao động.
Sổ làm việc là tài liệu chính của một công dân đi làm chính thức. Nó chứa thông tin quan trọng đối với người sử dụng lao động và Quỹ hưu trí liên quan đến địa điểm làm việc, trách nhiệm công việc, sự hiện diện của sự khiển trách hoặc khuyến khích, lý do chuyển sang tổ chức khác. Dựa trên cơ sở này, tổng thời gian phục vụ cũng được tính toán, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc hình thành lương hưu trong tương lai.
Mẫu sổ công việc có thể nảy sinh những khó khăn: hư hỏng, hư hỏng, mất mát do lỗi của người sử dụng lao động hoặc của chính người lao động, không có khả năng cung cấp kịp thời những thông tin sẵn có cho bộ phận nhân sự hoặc cho các cơ quan, đơn vị chuyên môn; cũng có nhiều trường hợp gian lận thường xuyên hơn với việc đưa ra dữ liệu không chính xác hoặc bị thay đổi. Điều đó có thể kéo theo các thủ tục tốn thời gian và tâm lý: thu thập tài liệu, đi lại, xếp hàng.
Công dân sẽ đặc biệt dễ bị tổn thương trong trường hợp mất thông tin hồ sơ công việc vì những lý do sau:
- Nghỉ thai sản;
- Nghỉ việc, kể cả khuyết tật;
- Di chuyển từ khu định cư này (thành phố, khu vực, v.v.) sang khu định cư khác;
- Thanh lý nơi làm việc trước đây.
Sổ làm việc điện tử được thiết kế để loại bỏ tất cả các vấn đề trên, vì nó sẽ là một tệp đã đăng ký nằm trong cơ sở dữ liệu kế toán toàn Nga. Quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu này sẽ thuộc quyền sử dụng của các cơ quan và cơ quan chính phủ. Nó sẽ được tích hợp, ví dụ, với Quỹ hưu trí, Cục Bảo trợ xã hội dân số, dịch vụ việc làm, dịch vụ nhân sự của tổ chức mà công dân hiện đang làm việc.
Khái niệm và lợi thế của sổ làm việc điện tử
Sẽ không có sự khác biệt giữa sổ làm việc giấy và sổ điện tử, chúng hoàn toàn giống nhau về thông tin của nhân viên. Danh sách của họ sẽ vẫn như sau:
- nơi làm việc;
- thời gian làm việc chung tại từng nơi làm việc;
- vị trí nhân viên (nghề, chuyên môn);
- trình độ chuyên môn (cấp, lớp, hạng, loại);
- ngày, tháng, năm đăng ký bắt đầu và kết thúc quan hệ lao động;
- các biện pháp khuyến khích hoặc trừng phạt;
- dịch chuyển vị trí, bao gồm thuyên chuyển và dôi dư;
- công việc bán thời gian (theo yêu cầu của người lao động).
Sổ làm việc điện tử sẽ được lưu trữ trong tài khoản cá nhân của người lao động trên trang web của Quỹ Hưu trí, cũng như trên cổng thông tin Dịch vụ Nhà nước. Các thông tin cần thiết sẽ được cung cấp dưới dạng bản trích lục. Nó có thể được phát hành bởi Quỹ Hưu trí, Trung tâm Dịch vụ Công đa chức năng (MFC) hoặc người sử dụng lao động hiện tại. Bản trích lục được cung cấp mà không đề cập đến nơi cư trú hoặc nơi làm việc của người lao động.
Khi đăng ký nơi làm việc mới, người dân có thể thực hiện một số thao tác: nhận trích lục từ các cơ quan trên, gửi dữ liệu độc lập qua Email hoặc lưu và cung cấp trên phương tiện kỹ thuật số. Đối với hai phương pháp cuối cùng, bạn cần thêm chữ ký điện tử vào dữ liệu.
Những ưu điểm của sổ làm việc điện tử bao gồm:
- Giảm thiểu thông tin sai sót, không chính xác hoặc cố ý không chính xác;
- Truy cập thông tin nhanh chóng, cũng như cung cấp thông tin nhanh chóng nếu cần thiết;
- Giảm chi phí của người lao động và người sử dụng lao động để thu thập, duy trì và lưu trữ các phương tiện truyền thông báo giấy về các hoạt động công việc;
- Khả năng làm việc từ xa;
- Đăng ký từ xa các dịch vụ công, phúc lợi, lương hưu, v.v.
- Bảo mật và an toàn dữ liệu ở cấp độ nhà nước.
Những ưu điểm của hệ thống kế toán mới là không thể phủ nhận, nhưng sự đổi mới này cũng có những nhược điểm. Điều này chủ yếu áp dụng cho chi phí của chính phủ cho việc phát triển, thực hiện, hỗ trợ và bảo vệ cơ sở dữ liệu. Ngoài ra, ban đầu, sẽ cần phải chuyển vào hệ thống một lượng lớn dữ liệu về hoạt động lao động của người dân từ các phương tiện truyền thông báo giấy, điều này có thể dẫn đến cả những sai sót nhỏ của người vận hành và những hỏng hóc trong hệ thống. Một trở ngại khác là tình trạng thiếu truy cập Internet ở các khu vực, điều tương tự cũng áp dụng cho các thôn, làng vùng sâu vùng xa.
Quá trình chuyển đổi
Dự kiến chuyển sang hệ thống này vào đầu năm 2021. Nó sẽ là tự nguyện cho những người đã có kinh nghiệm vào thời điểm này. Những nhà tuyển dụng sắp nhận việc lần đầu tiên kể từ tháng 1 năm 2021, nhà tuyển dụng sẽ chỉ bắt đầu phiên bản điện tử.
Đối với những nhân viên có nhu cầu tiếp tục lưu giữ sổ sách công việc bằng giấy, cần phải gửi đơn đăng ký dưới mọi hình thức đến bộ phận nhân sự vào cuối năm 2020. Sau đó, nhà tuyển dụng sẽ lưu hồ sơ cả dưới dạng điện tử và giấy.
Nếu đơn đăng ký không được nộp, thì sổ sách công việc trên giấy sẽ được giao cho những nhân viên đó và các thay đổi tiếp theo sẽ chỉ được thực hiện ở định dạng kỹ thuật số.
