Hoạt động của nhiều doanh nghiệp gắn liền với việc ký kết các hợp đồng cung cấp hàng hóa, mua nguyên vật liệu, linh kiện. Mỗi công ty giao kết hợp đồng với người lao động. Để làm cho việc sử dụng tài liệu dễ dàng hơn, thông lệ duy trì nhiều loại nhật ký kế toán là phổ biến. Trong một nhật ký như vậy, rất tiện lợi để ghi lại, chẳng hạn, trình tự thời gian của sự di chuyển của các tài liệu riêng lẻ và chi tiết của các hợp đồng.
Cần thiết
- - nhật ký kế toán các hợp đồng;
- - hợp đồng.
Hướng dẫn
Bước 1
Xây dựng biểu mẫu lưu hồ sơ hợp đồng. Nó phải phản ánh các chi tiết cụ thể của doanh nghiệp và dễ sử dụng. Tại một doanh nghiệp lớn, bạn có thể phê duyệt mẫu nhật ký như vậy theo một đơn đặt hàng đặc biệt, bổ sung vào các khuyến nghị điền vào tài liệu.
Bước 2
Thiết kế trang tiêu đề của tạp chí. Nhập tên của tài liệu ở đây. Phản ánh tên của công ty và tất cả các chi tiết được yêu cầu. Nhập ngày bắt đầu ghi nhật ký. Trong một công ty lớn, nên ghi nhật ký hợp đồng riêng cho từng đơn vị kết cấu. Đánh số trang của tạp chí, đóng ghim nếu cần và đóng dấu của tổ chức.
Bước 3
Chia các trang làm việc của nhật ký thành nhiều cột, số lượng trong số đó sẽ được xác định theo nhu cầu của bạn và các chi tiết cụ thể của hợp đồng. Cung cấp các cột cho số sê-ri của tài liệu, ngày hợp đồng và thời hạn của hợp đồng. Một cột riêng biệt sẽ chứa một chỉ dẫn ngắn gọn về chủ đề của hợp đồng. Đưa vào nhật ký những người chịu trách nhiệm về việc thực hiện các nghĩa vụ theo hợp đồng.
Bước 4
Nếu bạn nghĩ rằng hình thức nhật ký điện tử sẽ thuận tiện hơn, hãy phát triển sản phẩm phần mềm của riêng bạn để ghi hợp đồng hoặc đặt hàng công việc này từ một tổ chức chuyên môn. Trong một số trường hợp, bạn có thể sử dụng chương trình bảng tính Microsoft Excel cho mục đích này.
Bước 5
Chỉ định một quan chức chịu trách nhiệm lưu giữ tạp chí. Thông thường, người này là nhân viên phòng nhân sự của doanh nghiệp hoặc nhân viên phòng pháp chế.
Bước 6
Hãy tạo quy tắc ghi chép các hợp đồng một cách có hệ thống, phản ánh các tài liệu trong đó một cách liên tục, và không theo từng trường hợp. Điều này sẽ cho phép ban lãnh đạo của doanh nghiệp có một bức tranh toàn cảnh về các quy trình diễn ra trong công ty và sẽ tạo cơ hội để nhanh chóng điều hướng trong dòng tài liệu dày đặc.
