Tất nhiên, các quyết định được đưa ra tại đại hội đều được ghi vào biên bản. Nhưng chúng chỉ được chấp nhận để thi hành nếu nó được chính thức hóa. Trong trường hợp này, các yêu cầu chính được đặt ra đối với nội dung của tài liệu chứ không phải về hình thức của nó. Vì vậy, khi biên soạn nó, cần đặc biệt chú ý đến việc chỉ ra những thông tin bắt buộc. Sự thiếu chú ý trong trường hợp này có thể đe dọa việc công nhận các quyết định được đưa ra là bất hợp pháp.
Cần thiết
Giấy A4
Hướng dẫn
Bước 1
Để bắt đầu, hãy sử dụng tiêu đề thư của công ty được thiết kế cho các thủ tục giấy tờ để sử dụng nội bộ. Điều này sẽ đơn giản hóa nhiệm vụ của bạn, cho phép bạn không phải điền thông tin chi tiết của tổ chức theo cách thủ công. Nếu không, hãy lấy tờ giấy văn phòng A4 thông thường và viết tên của tổ chức hoặc cộng đồng và các chi tiết ban đầu của tổ chức hoặc cộng đồng đó. Tiếp theo, cho biết địa điểm và thời gian của cuộc họp. Căn giữa tiêu đề của tài liệu là "Biên bản" và ngay bên dưới nó, mô tả ngắn gọn chủ đề của cuộc họp.
Bước 2
Bắt đầu phần giới thiệu của tài liệu bằng cách chỉ định chủ tọa được bầu của cuộc họp và thư ký. Tiếp theo, đưa ra một bảng điểm có tên đầy đủ và chức danh của bạn. Tương tự như vậy, liệt kê những người tham gia cuộc họp còn lại sau từ "Tham dự". Nếu có một số lượng lớn người, hãy cho biết số lượng của họ ở đây và cung cấp một liên kết đến ứng dụng, trong đó họ sẽ được liệt kê. Đoạn cuối cùng của phần giới thiệu là chương trình nghị sự. Ở đây, theo thứ tự, hãy viết tất cả các vấn đề được đệ trình để xem xét trong cuộc họp này.
Bước 3
Chuẩn bị phần chính của biên bản theo đúng nội dung chương trình, tuân thủ trình tự xem xét các vấn đề bằng cách đánh số thứ tự trong thông báo. Bắt đầu mô tả của từng mục bằng phần "Đã nghe", trong đó nêu tên của những người nói. Trong phần "Người nói", hãy cung cấp nội dung tin nhắn của họ. Để kết luận, hãy viết các quyết định được đưa ra trong đoạn "Đã quyết định", cho biết số người đã bỏ phiếu "tán thành", "chống" hoặc "bỏ phiếu trắng".
Bước 4
Trong phần cuối cùng, đặt chữ ký của chủ tọa cuộc họp và thư ký lập biên bản. Tại đây, thông báo về biên bản đính kèm của cuộc họp đại hội, nếu biên bản không được lập trong cuộc họp mà được lập sau đó.
