Việc chuẩn bị các báo cáo công khai phi tài chính là một xu hướng tương đối mới trong kinh doanh theo định hướng xã hội của Nga. Báo cáo công khai của công ty ít liên quan đến hệ thống báo cáo nội bộ và về cơ bản khác với phân tích kế toán, do đó quá trình lập tài liệu có những đặc điểm cơ bản riêng.
Minh bạch thông tin doanh nghiệp
Các báo cáo công khai đến với các doanh nghiệp trong nước từ phương Tây, nơi trong nhiều thập kỷ, chúng được sử dụng như một cơ chế để tạo ra sự minh bạch thông tin trong hoạt động của các tổ chức. Theo quy định tại Hoa Kỳ và Châu Âu, tất cả các công ty lớn đều công bố báo cáo phát triển bền vững hàng năm, trong đó họ cung cấp thông tin về thành phần xã hội trong công việc và các biện pháp bảo vệ môi trường.
Thông thường, các báo cáo như vậy được chuẩn bị bởi các doanh nghiệp không khai thác, công nghiệp và sản xuất từ một phân khúc thị trường lớn. Trong các tài liệu, họ cùng với số lượng sản xuất hàng năm, ghi chú họ đã mang lại những lợi ích gì cho xã hội. Do đó, các báo cáo công khai chủ yếu bao gồm kết quả của các hoạt động từ thiện của tổ chức, tuân thủ luật pháp về môi trường, tham gia vào sự phát triển của xã hội dân sự và hỗ trợ cho các sáng kiến xã hội.
Xu hướng những năm gần đây cho thấy sự gia tăng quan tâm của các doanh nghiệp vừa và nhỏ đối với việc chuẩn bị các báo cáo công khai, điều này cho thấy sự hữu ích của cơ chế này đối với việc đạt được các mục tiêu của công ty. Những người tham gia thị trường nhỏ đã hiểu rằng thông tin về tài trợ cho các câu lạc bộ thể thao và sự bảo trợ cho một trường nghệ thuật, ngay cả với chi phí tài chính thấp, chắc chắn phải được công khai.
Đối tượng chính của các báo cáo công khai là:
- đa dạng công chúng - người tiêu dùng dịch vụ và hàng hóa, dân cư của khu vực nơi công ty hoạt động;
- các đối tác kinh doanh - người sáng lập công ty, thành viên hội đồng quản trị, đại diện dịch vụ khách hàng, nhà thầu, và thậm chí các tổ chức cạnh tranh;
- các phương tiện thông tin đại chúng;
- nhân viên công ty.
Báo cáo công khai là một tài liệu được điều chỉnh cho nhiều bên liên quan, có ảnh hưởng đến phong cách viết, thiết kế đồ họa và lựa chọn thông tin để đệ trình.
Lựa chọn thông tin
Việc thu thập thông tin để báo cáo công khai đang được tiến hành. Phương án tốt nhất là bố trí một đơn vị nhân viên riêng để thực hiện công việc này. Trong trường hợp này, nhiệm vụ của một nhân viên phải bao gồm việc thu thập thông tin một cách có hệ thống từ tất cả các bộ phận cơ cấu của doanh nghiệp theo các tiêu chí đã được xác minh.
Các khối thông tin này phải bao gồm tất cả thông tin về việc thực hiện các dự án xã hội, cụ thể là: các cuộc họp với quan chức chính phủ, người tiêu dùng, công việc kêu gọi của công dân, các sự kiện từ thiện, v.v.
Như thường được lưu ý trong các tài liệu phương pháp luận để chuẩn bị báo cáo, bản thân quá trình thu thập thông tin đẩy các công ty đến nhu cầu tăng cường hỗ trợ từ thiện, tạo các dự án xã hội mới, công bố các khoản tài trợ, v.v.
Theo quy định, các doanh nghiệp lớn không tự phát minh ra “công thức” để chuẩn bị báo cáo công khai, mà sử dụng “Hướng dẫn về trách nhiệm xã hội” của GOST ISO 26000, nhóm tất cả các mục tiêu cơ bản của việc tạo ra các tài liệu công khai.
Gửi thông tin
Một tiêu chí quan trọng cho một báo cáo công cộng chất lượng cao là sự sẵn có của nhận thức đối với nhiều người. Những tài liệu như vậy phải dễ hiểu đối với hầu hết mọi người quan tâm, đóng vai trò là nguồn thông tin đáng tin cậy và không yêu cầu công ty yêu cầu làm rõ thêm.
Thông thường, các báo cáo công khai có một số lượng lớn đồ thị, biểu đồ và bảng, giúp đơn giản hóa việc trình bày thông tin. Hình ảnh cũng là một phần quan trọng của một bản báo cáo công khai chất lượng.
Thực tiễn cho thấy rằng bố cục của một báo cáo công khai nên hướng tới một tập tài liệu hơn là một bản trình bày tài liệu. Thông thường, một báo cáo công khai có định dạng ngang.
Cấu trúc của tài liệu bao gồm trang tiêu đề, nội dung, phần mở đầu, có thể thay thế bằng bài phát biểu chào mừng của người đứng đầu tổ chức, phần chính, phần kết luận và từ điển thuật ngữ. Chỉ mục theo thứ tự bảng chữ cái cũng sẽ giúp điều hướng tài liệu dễ dàng hơn, nhưng vì lợi ích của độ dài, nó có thể bị bỏ qua.
Phân phối báo cáo công khai
Báo cáo công khai được in ra nhằm mục đích gửi đến những người có địa chỉ chính - những người sáng lập, cũng như các đối tác kinh doanh. Dưới dạng điện tử, báo cáo công khai được đăng trên trang web chính thức và được gửi đến các cơ quan truyền thông đại diện.
Để thông báo cho các nhân viên của tổ chức, một phiên bản điện tử của báo cáo công khai được gửi đến các bộ phận của tổ chức.
