Trong một lịch trình làm việc bận rộn, có thể khó dành thời gian không chỉ cho bữa trưa mà còn cho thời gian nghỉ ngơi năm phút. Làm việc trong chế độ khẩn cấp không chỉ dẫn đến mệt mỏi về thể chất. Tâm lý không thoải mái tích tụ có thể gây ra trầm cảm. Đó là lý do tại sao cần phải tổ chức một cách thành thạo ngày làm việc để quản lý thực hiện nhiệm vụ mà không cần nỗ lực quá mức.
Ma trận quản lý thời gian - Cách xây dựng nó
Phương tiện phổ biến nhất để tối ưu hóa thời gian làm việc là Ma trận Eisenhower. Đây là điều đầu tiên được dạy để bù đắp trong các khóa đào tạo về quản lý thời gian. Trong một bảng bốn ô đơn giản, các tác vụ được viết, chia theo mức độ ưu tiên. Ở ô vuông phía trên bên trái - khẩn cấp và quan trọng. Điều này bao gồm việc giải quyết các thời điểm công việc khủng hoảng cấp tính, các nhiệm vụ khẩn cấp, các dự án có thời hạn sắp đến. Ở phía trên bên phải - những vấn đề quan trọng, nhưng không quá khẩn cấp. Đây là lập kế hoạch cho các dự án mới, đánh giá hiệu quả của các dự án đã hoàn thành, các công việc hàng ngày hiện tại, xác định các lĩnh vực hoạt động mới. Ô phía dưới bên trái - các nhiệm vụ ít quan trọng hơn nhưng khẩn cấp. Điều này bao gồm các cuộc trò chuyện qua điện thoại, một số cuộc họp, xem xét các tài liệu khẩn cấp, các hoạt động xã hội. Và ô cuối cùng, phía dưới bên phải - những vấn đề không quan trọng và không khẩn cấp. Đây là công việc thường ngày, một số cuộc gọi, giải trí.
Ngày làm việc hiệu quả nhất được coi là ngày mà ô vuông phía trên bên phải được lấp đầy tối đa - với những vấn đề quan trọng nhưng không khẩn cấp. Điều này có nghĩa là có thời gian để hoàn thành mọi công việc được giao, mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch, không có trường hợp khẩn cấp nào được báo trước. Nếu ô vuông phía trên bên trái đầy, có nghĩa là nhiều nhiệm vụ đã bị hoãn lại "để sau", và bây giờ bạn phải dọn dẹp đống tích lũy của những việc khẩn cấp và rất quan trọng. Đồng thời, những việc đang tích lũy tuy quan trọng nhưng không gấp gáp cũng cần phải làm, nhưng không có thời gian cho việc này. Và sau khi hoàn thành trường hợp khẩn cấp, trường hợp tiếp theo được hình thành do thực tế là các trường hợp không khẩn cấp trước đây đã đến gần thời hạn thực hiện của họ từ lâu.
Để ngăn chặn sự phát triển của các sự kiện như vậy, cần phải biên dịch ma trận Eisenhower một cách thường xuyên, và không chỉ trong một ngày làm việc. Các nhà quản lý hiệu quả nhất làm điều này nhiều lần. Cuối tháng - tháng sau, phân phối nhiệm vụ chính cho các ô. Vào cuối tuần - cuối tuần, hãy phân tán công việc hiện tại trong các ô vuông và thực hiện các điều chỉnh. Và trước khi kết thúc ngày làm việc - ngày tiếp theo, hãy lập một kế hoạch cho các vấn đề chính. Việc phân bổ trách nhiệm như vậy sẽ mất từ 5 đến 10 phút và sẽ cho phép bạn không phải vắt óc suy nghĩ xem việc nào nên làm trước và việc nào - sau.
Tiếng kêu liên tục - phải làm gì?
Nếu mọi thứ chồng chất và tích tụ, và tám giờ của người lao động là không đủ để thực hiện tất cả các nhiệm vụ, thì nên xem xét giao quyền. Có lẽ quá nhiều nhiệm vụ đã được đặt ra mà một nhân viên không thể giải quyết được. Tình huống này đáng để cơ quan quản lý làm rõ. Để làm điều này, bạn cần lập danh sách việc cần làm với các mục phụ - những việc bạn phải làm để hoàn thành nhiệm vụ. Tốt hơn hết, hãy sắp xếp thời gian dành cho bạn. Điều này sẽ cho sếp thấy rõ rằng việc giao toàn bộ khối lượng công việc cho một người là không thực tế. Trong trường hợp này, một phần nhiệm vụ có thể bị xóa khỏi người quản lý và chuyển giao cho một nhân viên khác.
