Các quyết định quan trọng được đưa ra tại cuộc họp, cuộc họp hoặc cuộc họp cần được ghi vào biên bản để có thể thực hiện. Để làm được điều này, trước hết cần phải xây dựng đúng quy trình, hết sức chú ý đến cả hình thức và nội dung của tài liệu. Mặc dù thiếu một hình thức duy nhất, nhưng có một số điểm đặc biệt ở đây.
Hướng dẫn
Bước 1
Chuẩn bị giấy A4 hoặc giấy tiêu đề công ty (đối với tài liệu nội bộ). Điều này sẽ giúp bạn không phải nhập các chi tiết đầy đủ theo cách thủ công (tên tổ chức, địa chỉ, v.v.). Ở giữa phía trên của tờ giấy, ngay lập tức viết tên "Biên bản", và bên dưới nó, bằng chữ in nhỏ hơn, mô tả ngắn gọn bản chất - chủ đề chính của cuộc họp. Cho biết ngày và địa điểm của sự kiện. Bây giờ hãy bắt đầu điền vào phần giới thiệu bắt buộc, liên quan đến việc liệt kê danh sách những người tham gia cuộc họp, những người trực tiếp tham gia vào việc đưa ra các quyết định chung.
Bước 2
Mở đầu ghi họ, tên, họ và chức vụ của lãnh đạo (chủ tọa cuộc họp). Trong cùng một định dạng, ghi tên chi tiết của thư ký ghi biên bản cuộc họp. Ngoài ra, trong phần "Đã tham dự", liệt kê tất cả những người đã tham gia cuộc họp (họ tên, chức vụ). Trong trường hợp có một số lượng lớn người tham gia, danh sách trong số đó sẽ không vừa trên trang, hãy cho biết tổng số họ, đính kèm danh sách đầy đủ trong một tài liệu riêng biệt. Đừng quên tạo một liên kết đến nó ở cuối giao thức trong phần "Phụ lục". Đặt phần "Chương trình làm việc" làm khối tiếp theo trong vài phút. Tại đây, trong một danh sách được đánh số, hãy liệt kê tất cả các vấn đề cho cuộc họp này.
Bước 3
Điền vào nội dung của giao thức theo đúng trình tự được chỉ định trong chương trình. Mỗi đoạn văn nên có ba phần. Trong phần đầu tiên ("Đã nghe"), cung cấp nội dung của các báo cáo và nhớ chỉ ra tên và tên viết tắt, cũng như chức vụ của người phát biểu. Trong phần “Diễn giả”, ở một định dạng tương tự, hãy chỉ ra những người tham gia khác trong cuộc họp, những người đã đứng lên trong cuộc thảo luận. Trong phần tiếp theo có tựa đề “Đã quyết định”, liệt kê các quyết định đã được đưa ra trong phiên điều trần, cho biết số phiếu bầu “chống”, “ủng hộ” hoặc “bỏ phiếu trắng”. Tiếp theo, đặt chữ ký của chủ tọa cuộc họp và thư ký.
