Tiến độ không đứng yên. Và hiện nay, tại các bộ phận kế hoạch, thiết kế của các doanh nghiệp, tổ chức, ngày càng ít người ta thấy lắng đọng những chiếc cặp hồ sơ trên bàn làm việc của nhân viên, chứng tỏ rằng tiến độ công việc trên các dự án đang có cường độ cao. Với ứng dụng văn phòng Microsoft Project, bạn có thể đạt được nhiều kết quả có ý nghĩa hơn trong thời gian ngắn hơn chỉ với năm bước cơ bản.
Hướng dẫn
Bước 1
Bắt đầu với bước xác định hành động. Xác định tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án. Viết ra tất cả các nhiệm vụ. Nhập kết quả cần đạt được vào trường Cấu trúc phân chia công việc. Chương trình nên hiển thị một chuỗi các chuỗi hành động để hoàn thành công việc. Nếu vẫn chưa có đủ thông tin, bạn sẽ phải chuyển sang cơ sở dữ liệu để thu thập dữ liệu còn thiếu. Tuy nhiên, ở giai đoạn này, bạn có thể giới hạn thông tin mà bạn đã có hoặc sử dụng WBS.
Bước 2
Bây giờ hãy thiết lập một chuỗi các hành động với các phụ thuộc. Tất cả các phụ thuộc của các nhiệm vụ liên quan sẽ được xác định. Tất cả điều này được chương trình ghi lại trong lịch trình làm việc. Phân tích từng nhiệm vụ để xác định các loại phụ thuộc vào các nhiệm vụ dự án bổ sung.
Bước 3
Ở giai đoạn này, các nguồn lực và sự sẵn có của chúng cho dự án được xác định. Xin lưu ý rằng trên thực tế, không phải tất cả các khả năng sử dụng chúng đều có thể tham gia, cũng như không phải tất cả các thành viên của nhóm đều tham gia chương trình. Chỉ định tài nguyên cho từng nhiệm vụ riêng lẻ (ví dụ: sử dụng biểu đồ Gantt). Tại điểm thấp nhất trong WBS, hãy nhấp vào danh sách trong cột Tên tài nguyên và chọn một thành viên nhóm có thể. Tránh thêm nhiều hơn một tài nguyên cho mỗi nhiệm vụ. Lịch trình làm việc tất nhiên sẽ dài hơn, nhưng bằng cách sử dụng nó, bạn sẽ có thể kiểm soát tốt hơn việc theo dõi các nguồn lực trong quá trình thực hiện dự án.
Bước 4
Ở giai đoạn này, thời lượng của mỗi nhiệm vụ được ước tính (tức là số khoảng thời gian công việc cần thiết để hoàn thành nó). Khi làm việc trong Microsoft Project, thời lượng có thể được đặt theo tháng, tuần và ngày. Phân biệt giữa các loại thời lượng, vì sự lựa chọn của mỗi loại sau đó sẽ ảnh hưởng đến sự sẵn có của các nguồn lực và thời gian hoàn thành dự kiến của dự án.
Bước 5
Ở giai đoạn cuối, việc phân tích lịch trình làm việc được thực hiện và xem xét tất cả các trình tự, thời lượng và các hạn chế bắt buộc đối với lịch trình. Mục đích của giai đoạn sẽ là để kiểm tra tính đúng đắn của lịch trình. Kiểm tra xem thời lượng có chính xác không. Điều chỉnh phân bổ nguồn lực (tốt nhất là thủ công) để làm cho các nhiệm vụ của dự án trở nên thực tế.
