Các tài liệu gửi đi là thư chính thức mà tổ chức gửi cho người nhận địa chỉ bên thứ ba (nhà cung cấp, người tiêu dùng, cơ quan quản lý, v.v.) hoặc đồng nghiệp từ các thành phố khác. Theo quy định, hai nhân viên chia sẻ trách nhiệm xử lý thư từ này: trình biên dịch và nhân viên bán hàng. Người đầu tiên chịu trách nhiệm chuẩn bị và thống nhất văn bản. Thứ hai đăng ký bức thư, gửi bản gốc đến đích của nó và lưu trữ một bản sao dịch vụ.
Cần thiết
- - Biểu mẫu của công ty;
- - máy tính có cài đặt trình soạn thảo văn bản;
- - nhật ký đăng ký tài liệu đi.
Hướng dẫn
Bước 1
Nếu bạn là một trình biên dịch
Chuẩn bị một văn bản nháp. Thư gửi đi có thể được chủ động và phản hồi. Trong trường hợp đầu tiên, bạn bắt đầu (bắt đầu) trao đổi thư từ với một tổ chức khác hoặc một người cụ thể về bất kỳ vấn đề chính thức nào. Thư phản hồi phải chứa thông tin tương ứng với yêu cầu nhận được.
Bước 2
In bức thư này thành bản sao trên giấy tiêu đề của tổ chức của bạn. Đảm bảo rằng phần trên của tài liệu, cái gọi là "tiêu đề", được định dạng chính xác. Ngoài các chi tiết của công ty, nằm trên biểu mẫu bên phải, nó bao gồm dữ liệu của người nhận và tiêu đề của bức thư.
Bước 3
Ở góc trên bên trái, hãy nhập tiêu đề, tên viết tắt và họ của người mà tài liệu dự định gửi đến, địa chỉ của một tổ chức hoặc cá nhân. Thủ tục chỉ định thông tin phải hoàn toàn giống nhau, ví dụ:
"Gửi Tổng giám đốc LLC" Volna"
I. I. Sidorov
Rabochaya st., 37, văn phòng mười bốn, Saratov, 109235.
Bước 4
Ở bên phải, dưới thông tin chi tiết về tổ chức của bạn, hãy đặt tiêu đề của bức thư. Nó phải ngắn gọn, phản ánh rõ ràng nội dung của văn bản. Ví dụ: "Về việc tiến hành kiểm tra theo lịch trình tình trạng vệ sinh của một tòa nhà" hoặc "Về việc cung cấp thông tin về những ngôi nhà cần sửa chữa lớn."
Bước 5
Bắt đầu văn bản chính bằng cách nói với người nhận và nêu rõ lý do mà lá thư này được gửi cho anh ta. Ví dụ: “Ivan Ivanovich thân mến! Chúng tôi thông báo cho bạn về một cuộc kiểm tra tình trạng vệ sinh của tòa nhà thuê vào ngày 14 tháng 1 năm 2011”.
Bước 6
Nếu có các tệp đính kèm cho tài liệu gửi đi, hãy liệt kê chúng sau văn bản chính, ví dụ: “Tệp đính kèm trên 3 trang. trong 1 bản sao. Ở cuối trang cuối cùng của văn bản, người khởi tạo tài liệu phải được chỉ ra. Theo quy định, tác giả của bức thư nhập họ, tên viết tắt và số điện thoại cơ quan của mình nhỏ hơn phông chữ chính.
Bước 7
Kiểm tra lá thư với những người ra quyết định trong tổ chức của bạn theo bất kỳ hướng nào. Ví dụ, các tài liệu liên quan đến việc chi tiêu ngân quỹ được xác nhận bởi một kế toán viên và các câu trả lời cho yêu cầu từ cơ quan thuế được ký bởi một luật sư. Các nhân viên của tổ chức phê duyệt bức thư đã đặt chữ ký cá nhân của họ kèm theo bảng điểm vào bản sao thứ hai ở cuối văn bản, bên dưới chỗ dành cho thị thực của người đứng đầu. Sau khi nhận được các phê duyệt cần thiết, văn bản đi được người đứng đầu tổ chức ký.
Bước 8
Nộp tài liệu đã thống nhất và đã ký cho nhân viên văn thư. Nếu bạn muốn giữ một bản sao, hãy in thêm một bản sao. Yêu cầu nhân viên ghi số gọi đi trên đó.
Bước 9
Nếu bạn là một nhân viên bán hàng
Chấp nhận thư gửi đi từ người khởi tạo. Kiểm tra tính khả dụng và đúng đắn của các chi tiết chính, thị thực phê duyệt, thông tin về người tạo và chữ ký của người quản lý. Chú ý đến sự hiện diện của các tệp đính kèm trong bức thư.
Bước 10
Ghi lại thông tin về tài liệu trong nhật ký thư đi. Nếu tổ chức của bạn đã chuyển sang quản lý tài liệu điện tử, hãy tiến hành theo hướng dẫn duy trì cơ sở dữ liệu. Không có quy tắc đăng ký nghiêm ngặt cho một sổ nhật ký giấy truyền thống. Tuy nhiên, trong thực tế, một bảng có các cột sau đây thường được sử dụng nhất:
- cuộc hẹn;
- số của tài liệu gửi đi;
- người nhận;
- tóm tắt (tiêu đề);
- người khởi tạo tài liệu;
- Ghi chú.
Bước 11
Số gửi đi được hình thành như sau. Đầu tiên, chỉ định số danh sách kho của thư mục nơi lưu trữ các bản sao của thư gửi đi. Viết số thứ tự của một chữ cái cụ thể thông qua dấu gạch ngang hoặc dấu gạch chéo. Bạn sẽ nhận được: "01-14-256" hoặc "01-14 / 256", trong đó 01-14 là số trường hợp, 256 là số tài liệu.
Bước 12
Nhập số gọi đi vào dòng đặc biệt của biểu mẫu. Đối với thư trả lời, hãy nhớ cho biết số của tài liệu đến mà nó được liên kết. Đóng dấu bản sao đầu tiên của bức thư (không có thị thực chấp thuận) vào phong bì và gửi cho người nhận. Gửi một bản sao của tài liệu vào thư mục tệp thích hợp.
