Đơn vị để tương tác với các phương tiện truyền thông ban đầu không phải lúc nào cũng được đưa vào cơ cấu tổ chức của tổ chức. Sự sẵn sàng làm việc trong không gian truyền thông đi kèm với sự phát triển của tổ chức. Trong những trường hợp như vậy, thư ký báo chí được thuê phải tổ chức dịch vụ báo chí từ đầu và thiết lập công việc có hệ thống của nó.
Nếu tổ chức chưa từng làm việc trong lĩnh vực truyền thông trước đây, người phụ trách dịch vụ báo chí mới được thuê cần phải trải qua khóa đào tạo nghiêm túc về các lĩnh vực sau:
- lựa chọn các diễn giả chính;
- thiết lập làm việc với các đơn vị cơ cấu để cung cấp thông tin phù hợp cho việc công bố trên các phương tiện truyền thông;
- thiết bị kỹ thuật của dịch vụ báo chí và kế hoạch truyền thông đầu tiên
Từ quản lý đến truyền thông
Mỗi điểm được chỉ định có thể mất một lượng thời gian đáng kể để thực hiện đầy đủ. Tuy nhiên, nếu chúng ta nói về các ưu tiên, thì điều chính phải là tìm kiếm những diễn giả chính của tổ chức. Để thu hút giới truyền thông và khiến họ không chỉ thấy một nhà quảng cáo trong tổ chức mà còn là một người cung cấp thông tin, cần phải làm việc với các nhà lãnh đạo của tổ chức. Trong đó - tổng giám đốc, văn phòng cấp phó, trưởng phòng, ban các khu vực. Những người này nên hiểu rõ nhu cầu giao tiếp với giới truyền thông, hiểu tầm quan trọng của từng bình luận và công việc có hệ thống trong lĩnh vực này nói chung.
Thông thường, ngay cả những người quan tâm nhất đến hoạt động truyền thông, diễn giả cũng cảm thấy lúng túng và lúng túng khi giao tiếp với các nhà báo. Loại bỏ những rào cản này là nhiệm vụ của người phụ trách dịch vụ báo chí. Điều này có thể được thực hiện bằng cách trình bày một hồ sơ báo chí với các ví dụ về những lần xuất hiện trước công chúng tốt nhất của các nhân vật truyền thông đã nổi tiếng.
Người cung cấp thông tin nội bộ
Ngoài ban lãnh đạo, tất cả các trưởng bộ phận, phòng ban cần được thông báo về các mục tiêu và phương tiện truyền thông của công ty. Tốt hơn là nên thực hiện việc này trong cuộc họp tiếp theo, trong đó ban lãnh đạo nên đặt nhiệm vụ cung cấp đầy đủ thông tin cho dịch vụ báo chí. Tất cả các thành viên trong nhóm nên hiểu rằng trách nhiệm này không phải là ý muốn của thư ký báo chí, mà là một nhiệm vụ chiến lược mới của ban quản lý.
Để thiết lập sự tương tác hiệu quả với các phòng ban, không cần chờ đợi thông tin được cung cấp, hãy cố gắng hòa mình vào công việc của họ từ bên trong. Báo cáo hàng quý của các bộ phận, liên lạc với ban lãnh đạo và trực tiếp thực thi sẽ giúp ích trong việc này. Làm bạn với mọi người và cởi mở với thông tin mới là một trong những chìa khóa để làm việc hiệu quả của dịch vụ báo chí.
Trong quá trình làm việc với một số bộ phận nhất định của công ty, có thể khó cung cấp thông tin một cách liên tục. Thông thường điều này là do việc sử dụng các chuyên gia của bộ phận trong dây chuyền công việc trực tiếp. Việc che giấu sự oán giận rằng các đồng nghiệp coi nhiệm vụ cung cấp thông tin của công ty thấp hơn trách nhiệm chính là không có hiệu quả. Do đó, cần đặt ra vấn đề tạo ra các quy định nội bộ cho việc gửi thông tin với tần suất nhất định. Và để các mối quan hệ nội bộ công ty không bị ảnh hưởng bởi điều này, thư ký báo chí nên liên hệ trực tiếp với ban quản lý bộ phận để yêu cầu cung cấp quyền truy cập trực tiếp vào thông tin để xử lý, tránh làm quá tải công việc của nhân viên bộ phận. Thông thường, các giám đốc điều hành hoan nghênh những sáng kiến này.
Bước đầu tiên để công khai
Sau khi chuẩn bị bên trong kết thúc, giai đoạn đạt cấp công chúng bắt đầu. Điều này đòi hỏi phải nghiên cứu các phương tiện truyền thông đại chúng, những phương tiện này có khả năng trở thành các nền tảng truyền thông để xuất bản thông tin về công ty. Tùy thuộc vào mục tiêu chiến lược, thư ký báo chí không nên giới hạn trong các ấn phẩm chuyên ngành. Trong số các đối tác thông tin tiềm năng, có thể bao gồm một cách an toàn các cơ quan thông tấn cấp địa phương, khu vực và liên bang, truyền hình, đài phát thanh, v.v.
Đừng đánh giá thấp các nền tảng, mặc dù chúng không có tư cách là phương tiện truyền thông, nhưng thường vượt trội hơn các đồng nghiệp thông tin của họ về hiệu quả. Đó là các blogger, nhóm và cộng đồng trên mạng xã hội, trang thông tin, v.v.
Sẽ không thừa nếu nghĩ về hoạt động của công ty trên mạng xã hội mà không có trung gian. Không ai có thể đối phó với nhiệm vụ này tốt hơn một trung tâm báo chí, người biết rõ công việc của công ty từ trong ra ngoài.
Song song với các công việc chuẩn bị, thư ký báo chí sẽ phải lập danh sách các phương tiện kỹ thuật cần thiết cho công việc. Ngoài bộ đồ dùng văn phòng tiêu chuẩn, đây là máy ảnh, máy ghi âm, ổ cứng để lưu trữ tài liệu.
Kế hoạch truyền thông đầu tiên - chiến lược xuất bản của công ty trong tương lai gần - nên được vạch ra với kỳ vọng rằng giới truyền thông sẽ cảnh giác với thông tin từ một nguồn không xác định trước đây. Điều này có thể giải thích lúc đầu một số lượng lớn các ấn phẩm trên cơ sở thương mại. Các chi tiết kết thúc phải được thống nhất với quản lý cấp cao.
