Trong các tổ chức lớn, hầu hết khách truy cập thường nhận được thông tin họ cần từ ban thư ký. Người trợ lý giám đốc sẽ để lại ấn tượng gì về giao tiếp? Khách hàng có muốn gọi lại không? Liệu người quan tâm có nhận được câu trả lời toàn diện cho các câu hỏi của họ không? Để tự tin vào những phẩm chất tích cực của thư ký, bạn cần chuẩn bị một cách có trách nhiệm cho cuộc họp đầu tiên và tổ chức cũng như thực hiện một cuộc phỏng vấn một cách thành thạo.
Hướng dẫn
Bước 1
Thư ký là bộ mặt của công ty. Trước hết, hãy đánh giá ngoại hình của ứng viên. Rốt cuộc, bọn họ nói được quần áo chào đón cũng không phải vì cái gì, mà là bị tâm của bọn họ hộ tống. Một thư ký trông gọn gàng và dễ mến như thế nào có thể giúp bạn đạt được hợp đồng bạn cần hoặc đàm phán các cuộc đàm phán sắp tới. Nếu bạn có “hình ảnh” của riêng mình, hãy cố gắng lắng nghe trực giác của bạn. Nếu bạn chấp thuận vào vị trí của một người gây ra mâu thuẫn nội bộ cho bạn, thì có lẽ sẽ rất khó để làm việc với anh ta, bởi vì thư ký không chỉ là bộ mặt của công ty, mà còn là cánh tay phải của trưởng phòng. Tuy nhiên, đừng chấp thuận ngay lập tức một người sẽ làm hài lòng bạn với vẻ ngoài sáng sủa, xinh đẹp. Một bức tranh đẹp có thể nhanh chóng trở nên nhàm chán và các giấy tờ sẽ không được lắp ráp.
Bước 2
Trong cuộc trò chuyện, hãy lắng nghe cẩn thận: thư ký sẽ giao tiếp với khách hàng, thực hiện các cuộc điện đàm và soạn thư. Bài phát biểu của anh ta phải có thẩm quyền, kết thúc phù hợp và giọng điệu nhân từ. Đặc biệt chú ý đến sự hiện diện của cái gọi là từ ký sinh trong lời nói. Nếu đoạn độc thoại của người nộp đơn chứa đầy những câu “có nghĩa là như vậy”, “có thể nói như vậy”, “uh,” “tốt” thì bạn khó có thể đạt được sự vắng mặt của những cách diễn đạt này trong môi trường kinh doanh. Việc sử dụng biệt ngữ và tiếng lóng được coi là không thể chấp nhận được, trừ khi bản thân bạn cho phép cuộc trò chuyện diễn ra một cách thân mật.
Bước 3
Yêu cầu thư ký gõ chính tả. Vì vậy, bạn kiểm tra ba phẩm chất quan trọng cùng một lúc: tốc độ in, khả năng viết và kỹ năng máy tính cá nhân. Cố ý mắc lỗi về văn phong và quan sát phản ứng của người nộp đơn. Nếu anh ấy lịch sự tư vấn cách cấu tạo cụm từ phù hợp nhất, hãy tự đánh dấu "điểm cộng" cho điều này.
Bước 4
Nghiên cứu kỹ lý lịch của thư ký. Chú ý đến những công việc trước đây, hỏi ứng viên về lý do nghỉ việc. Một người lịch thiệp và nhanh nhạy sẽ không bao giờ nói vô tư về một cựu lãnh đạo, "ném bùn" vào đội hay nói về những sai lầm của chính mình. Câu trả lời dễ chấp nhận nhất mà bạn có thể nghe là sự không phù hợp trong kỳ vọng về mức lương. Làm nổi bật những từ chính trong bản sơ yếu lý lịch và trong câu chuyện của người đối thoại: đúng giờ, trật tự, chống căng thẳng, hòa đồng, lịch sự. Hãy nhớ rằng thư ký thường là người liên kết giữa các bộ phận khác nhau của tổ chức; cả tâm trạng của người quản lý và sự thoải mái, bầu không khí thân thiện và trật tự trong toàn bộ văn phòng có thể phụ thuộc vào phẩm chất chuyên môn và cá nhân của anh ta.
