Thư ký trong văn phòng cũng thực hiện chức năng điều động. Chính nhờ anh ta mà các liên lạc chính và liên lạc qua điện thoại chính thức được thực hiện. Ấn tượng đầu tiên về công ty của bạn mà người tiếp xúc có được phụ thuộc vào cách người thư ký giao tiếp qua điện thoại một cách thành thạo và chuyên nghiệp. Vì vậy, để trả lời các cuộc gọi, thư ký cần phải biết các nghi thức kinh doanh.
Hướng dẫn
Bước 1
Luôn kiểm soát cảm xúc và tâm trạng của bạn. Dù vui hay buồn, nhấc máy cũng phải kín đáo và có tư cách kinh doanh. Giọng điệu của bạn phải đồng đều, bình tĩnh và nhân từ. Nếu bạn đang vội vàng đến gần và hụt hơi, hãy hít thở sâu và thở ra trước khi nói lời chào để nhịp thở của bạn được bình thường hóa.
Bước 2
Khi bạn nhận cuộc gọi, hãy luôn bắt đầu cuộc trò chuyện trước, không cần chờ đầu bên kia của điện thoại thông báo cho bạn. Đây phải là một lời giới thiệu và chào hỏi tiêu chuẩn. Chào và đặt tên cho công ty mà người đối thoại của bạn đã gọi. Trong trường hợp anh ấy không giới thiệu bản thân, hãy xin lỗi, hỏi xem bạn đang nói chuyện với ai.
Bước 3
Tìm hiểu về các vấn đề và chức năng được thực hiện bởi các bộ phận trong công ty của bạn và được giải quyết bởi các chuyên gia cụ thể để chuyển tiếp chính xác các cuộc gọi đến từ khách hàng và khách hàng. Khi chuyển cuộc gọi, hãy cho biết tên và họ của chuyên gia mà bạn đang kết nối với người đối thoại qua điện thoại của mình. Đối với nhân viên mà bạn đã chuyển cuộc gọi, hãy cho biết tên của người gọi và câu hỏi mà anh ta đã áp dụng. Bạn không nên đảm nhận các chức năng của một nhà tư vấn, ngay cả khi bạn có thể làm tốt công việc đó, hãy để người đó giải quyết các vấn đề của mình với những chuyên gia được ủy quyền làm việc này.
Bước 4
Bạn có thể cung cấp thông tin cơ bản nếu những câu hỏi như vậy nảy sinh: tên đầy đủ của công ty bạn, họ, tên và tên viết tắt của giám đốc, cấp phó và trưởng các phòng ban, địa chỉ văn phòng. Lập và đồng ý với giám đốc một danh sách riêng về những người mà ông sẽ luôn được tự do.
Bước 5
Đảm bảo ghi nhật ký cuộc gọi. Viết ra tất cả mọi thứ mà bạn được yêu cầu truyền đạt, không dựa vào trí nhớ, để không quên bất cứ điều gì quan trọng. Tất cả thông tin phải được truyền đạt cho những người mà nó đã được dự định. Ghi rõ tên công ty hoặc họ và tên của người đang gọi, ghi số điện thoại có thể gọi lại, ngày giờ gọi.
