Không có biểu mẫu được chấp nhận chung cho các tài liệu như vậy, nhưng cần tuân thủ các yêu cầu chung phát sinh từ chính lôgic của giao tiếp kinh doanh. Vì vậy, từ những dòng đầu tiên của bất kỳ thông điệp nào, cần phải rõ ràng rằng nó được gửi cho ai, từ ai, về vấn đề gì và cách liên hệ với tác giả. Tất cả điều này sẽ đơn giản hóa việc xử lý tài liệu và chuyển quyền sở hữu. Điều này có nghĩa là nó sẽ tăng cơ hội cho một câu trả lời tích cực.
Cần thiết
- - máy vi tính;
- - trình soạn thảo văn bản;
- - máy in hoặc email.
Hướng dẫn
Bước 1
Dòng đầu tiên của bức thư phải bao gồm ít nhất tên của tổ chức. Lý tưởng nhất, đây phải là một người cụ thể có tên và chức danh, nhưng về nguyên tắc, không cần thiết. Trong bất kỳ tổ chức nào, họ sẽ tìm ra năng lực của ai về vấn đề mà bạn đang ứng tuyển và sẽ chuyển giao vấn đề đó cho ai.
Ngay cả khi bạn đang gửi một tin nhắn cho người đầu tiên, nó không phải là một thực tế là ai đó sẽ đọc nó một mình. Nhiều khả năng, anh ấy sẽ ký cho cấp dưới.
Bước 2
Cho biết bạn là ai. Nếu bạn đang nộp đơn thay mặt cho một tổ chức, tốt nhất là sử dụng tiêu đề thư, và ghi rõ chức vụ và họ tên của bạn trong chữ ký của bạn. Trong trường hợp bạn hoạt động như một cá nhân, họ, tên và tên viết tắt đầy đủ và địa chỉ là đủ. Đối với một số liên lạc khẩn cấp hơn, bạn có thể chỉ định số điện thoại, địa chỉ e-mail và các phương thức liên lạc khác.
Bước 3
Trong tiêu đề của phần nội dung của thư, hãy nêu rõ loại thư đó thuộc về loại nào: yêu cầu thông tin (nếu bạn yêu cầu câu trả lời cho một số câu hỏi nhất định), đơn khiếu nại, đơn khiếu nại hoặc thư khiếu nại (áp dụng nếu vi phạm quyền của bạn bởi đại diện của tổ chức, cụ thể là người tiêu dùng), đề nghị (bao gồm cả đề nghị thương mại). Tùy chọn "kháng cáo" cũng có thể.
Trong dòng dưới đây, bạn nên chỉ ra chủ đề của bức thư, trình bày ngắn gọn bản chất của nó: bạn muốn hỏi điều gì, hành động của ai, nhân viên của đơn vị tổ chức nào mà bạn cho là bất hợp pháp, v.v.
Khi gửi thư qua e-mail, đừng bỏ qua trường "Chủ đề" cho mục đích này. Rốt cuộc, nó phụ thuộc vào nội dung của nó cho dù bức thư được đọc hay bị giết.
Bước 4
Cho người nhận biết chính xác điều gì đã thúc đẩy bạn liên hệ với anh ta. Nếu đây là một sự cố, hãy nêu tất cả các tình huống của nó: loại hành động nào được thực hiện chống lại bạn mà bạn coi là trái pháp luật, những quy định nào của pháp luật, theo ý kiến của bạn, trái với quy định của pháp luật.
Nếu bạn đề nghị một điều gì đó, hãy hình thành bản chất của đề xuất, tập trung vào những lợi ích mà người nhận có thể nhận được từ việc chấp nhận nó, những điểm mạnh của bạn quan trọng đối với điều đó.
Nếu bạn hỏi một tổ chức nhà nước để làm rõ, chỉ cần tham khảo Hiến pháp và luật "Về Thủ tục Xem xét Kháng nghị của Công dân Liên bang Nga."
Nói chung, hãy hành động tùy theo hoàn cảnh.
Bước 5
Nêu bản chất của những gì bạn đang yêu cầu (suy cho cùng, đây là mục đích mà thông điệp của bạn được viết ra): các biện pháp mà bạn mong đợi và tin tưởng là đủ để thực hiện các quyền của mình, liệt kê các câu hỏi mà bạn muốn nhận được câu trả lời đến, v.v.
Nếu bức thư có liên quan đến một tình huống xung đột và được gửi đến tổ chức-thủ phạm, sẽ không thừa nếu liệt kê các biện pháp trong trường hợp nhận được một lời từ chối không có động cơ hoặc bỏ qua bức thư. Ví dụ, khởi kiện và đòi bồi thường thiệt hại về tinh thần.
Bước 6
Đăng ký ở cuối. Nếu bạn đăng ký với tư cách cá nhân, chữ ký (ở dạng giấy) và ngày tháng là đủ. Nếu, với tư cách là đại diện của tổ chức, thì cần phải có chỉ dẫn về chức vụ và họ bằng tên viết tắt.
