Thư từ kinh doanh có các đặc điểm phân biệt nó với các tin nhắn riêng tư. Phong cách giao tiếp chính thức, xưng hô bằng tên và từ quen thuộc, tuân thủ các quy tắc chính tả và dấu câu là cơ sở của một bức thư kinh doanh đúng đắn.
Hướng dẫn
Bước 1
Tốt hơn hết là bạn nên bắt đầu bức thư bằng những từ "Kính gửi (các) …". Nếu bạn cần liên hệ với một người có cấp bậc cao hơn, hãy đảm bảo thực hiện việc đó theo tên và từ quen. Giao tiếp dễ dàng trong cuộc sống, bạn cần duy trì một giọng điệu chính thức trong thư từ kinh doanh. Nếu đột nhiên những lá thư đến tay CEO, anh ta sẽ ngạc nhiên một cách khó chịu khi thấy một lời chào như "Này, anh bạn."
Bước 2
Khi xưng hô với một người, hãy viết hoa: bạn, bạn, của bạn, bạn, v.v. Nhiều tham chiếu luôn là chữ thường.
Bước 3
Giọng điệu của bức thư cần nghiêm túc và kín đáo. Đừng đi sâu vào mô tả chi tiết quy trình làm việc, hãy viết cho trọng điểm. Đừng lấy đi thời gian quý báu của người đối thoại bằng cách kể lại những chi tiết mà anh ta không cần.
Bước 4
Sử dụng phông chữ tiêu chuẩn và màu đen khi viết. Văn bản màu cầu vồng không dễ đọc. Nếu bạn muốn làm nổi bật cụm từ nào đó, hãy viết trước cụm từ đó "Tôi thu hút sự chú ý của bạn rằng …".
Bước 5
Không sử dụng biểu tượng cảm xúc. Chúng chỉ có liên quan trong thư từ thân thiện. Đối với cô ấy, tốt hơn là để lại giọng điệu hài hước và các biểu thức tiếng lóng ("xà phòng" - e-mail, "Programmer" - một lập trình viên, v.v.)
Bước 6
Bắt đầu bức thư của bạn bằng cách nêu rõ bản chất của vấn đề. Chỉ sau đó hỏi tất cả các câu hỏi của bạn.
Bước 7
Cố gắng vừa với 1/3 tờ A4 ở phông chữ thứ mười hai. Các chữ cái cồng kềnh rất khó đọc. Chúng thường không được đọc đến cuối, hoặc toàn bộ đoạn văn bị bỏ qua. Nếu bạn cần viết về nhiều thứ, hãy chia nhỏ thông tin thành nhiều tin nhắn.
Bước 8
Kết thúc tốt nhất cho một bức thư kinh doanh "Trân trọng, họ và tên." Nếu giao tiếp qua email, hãy nhớ viết một chữ ký kèm theo tất cả các bức thư. Nên có:
- họ, tên, nếu cần - chữ viết tắt;
- Chức vụ;
- Tên công ty;
- địa chỉ;
- Điện thoại;
- thông tin bổ sung - khẩu hiệu, điều ước, v.v., nếu nó được cung cấp bởi phong cách công ty.
Bước 9
Kiểm tra dấu câu và chính tả. Nếu bạn không chắc chắn về dấu phẩy, hãy xây dựng câu khác hoặc chia câu đó thành hai. Tốt hơn là thay một từ đáng ngờ bằng một từ đồng nghĩa.
