Ghi chú phân tích là một loại tài liệu dịch vụ đặc biệt. Mục tiêu chính của nó là thu hút sự chú ý của người quản lý vào một vấn đề cụ thể. Nó bao gồm các đề xuất để khắc phục tình trạng khủng hoảng, liệt kê các phương hướng và giai đoạn hoạt động chính. Lưu ý chính sách không nên nhầm lẫn với báo cáo phân tích. Phần thứ nhất phác thảo triển vọng phát triển của các sự kiện, phần thứ hai đánh giá kết quả của các biện pháp được thực hiện. Mỗi tổ chức có những yêu cầu riêng đối với việc chuẩn bị các tài liệu nội bộ. Tuy nhiên, bất kỳ tài liệu phân tích nào cũng có các phần như phần mở đầu, phần chính, phần kết luận, phụ lục.
Hướng dẫn
Bước 1
Giới thiệu
Trong phần này của bản tóm tắt chính sách, bạn nên chỉ ra tầm quan trọng của vấn đề mà bạn đang liên hệ với người quản lý của mình. Nêu rõ lý do khiến bạn lo lắng, đánh giá thiệt hại mà tổ chức nhận được. Liệt kê các nguồn thông tin và phương pháp phân tích mà bạn đã sử dụng. Thiết lập thời hạn để giải quyết vấn đề.
Ví dụ: giả sử bạn là trưởng bộ phận quảng cáo cho một tạp chí. Trong ba tháng qua, lượng quảng cáo bán ra ngày càng giảm dần, mặc dù nhân viên của bạn đang làm việc siêng năng. Bạn hiểu lý do là gì, nhưng bạn không thể tự mình giải quyết tình hình.
Trong phần giới thiệu của phiếu phân tích, hãy viết rằng bạn nhận thấy doanh số bán hàng giảm, tiến hành phân tích tình hình (kiểm tra kế hoạch và báo cáo của bộ phận, nói chuyện với từng nhân viên, tổ chức cuộc họp nội bộ), đưa ra các ý tưởng cụ thể, bạn trình người quản lý phê duyệt.
Bước 2
Phần chính
Ở đây bạn cần xem xét tất cả các khía cạnh của vấn đề càng chi tiết càng tốt và đề xuất giải pháp cho từng khía cạnh.
Đánh dấu các phần phụ trong văn bản theo số lượng câu, đặt tiêu đề ngắn gọn nhưng rõ ràng. Trong mỗi vấn đề, trước tiên hãy nêu mặt tiêu cực, sau đó là bản chất thực tế của những thay đổi, cũng như chi phí vật chất và kỹ thuật ước tính và sự phân bổ trách nhiệm giữa các nhân viên.
Sắp xếp các câu theo thứ tự quan trọng giảm dần hoặc theo trình tự thời gian.
Cung cấp càng nhiều chi tiết càng tốt. Điều này sẽ cho bạn thấy mức độ làm chủ tình huống và sự phức tạp của vấn đề. Liệt kê các đối số và các phép tính hỗ trợ. Ở đây bạn cũng có thể tham khảo kinh nghiệm tích cực được biết đến trong lĩnh vực này.
Để tăng tính khách quan của phiếu phân tích, hãy cung cấp dữ liệu (thông tin, thông tin) thu được từ các bộ phận cơ cấu khác của tổ chức.
Trong ví dụ trên, nội dung chính của Bản tóm tắt chính sách có thể bao gồm một đề xuất cho tiêu đề chủ đề mới, “Thiết bị gia dụng”. Đối với danh mục này, các nhà quảng cáo trong một thời gian dài sẽ được tìm thấy. Nó được lên kế hoạch để các nhà báo trong nước tham gia vào việc tạo ra các văn bản quảng cáo và thông tin.
Cũng có thể đưa ra đề xuất bố trí xe ô tô của công ty cho nhân viên của bộ phận đi thăm các văn phòng từ xa của khách hàng, điều này sẽ giảm bớt mất thời gian làm việc và chi phí đi lại. Luận điểm này cần được xác nhận bằng các tính toán thu được trong bộ phận kế toán.
Bước 3
Phần kết luận
Nêu những phát hiện chính cho mỗi phần phụ của phần thân chính. Tuy nhiên, cố gắng tránh lặp lại trực tiếp văn bản chính. Đồng thời, đảm bảo rằng những câu không được chỉ ra trong phần chính không đột nhiên xuất hiện trong phần kết luận.
Hãy ngắn gọn nhưng thuyết phục. Một kết luận không thể mâu thuẫn với kết luận khác. Và tất cả chúng phải logic và chứa đựng một dự báo tích cực cho tương lai gần.
Phần cuối cùng của ví dụ đã được xem xét sẽ chứa một kết luận về tác động của danh mục mới đối với việc tăng doanh số bán quảng cáo. Các số liệu dự báo có thể trông như thế này: dự kiến thu hút 5 nhà quảng cáo trong thời gian 6 tháng với ngân sách 50 nghìn rúp.
Bước 4
Các ứng dụng
Các tài liệu bổ sung được thu thập trong một phần đặc biệt sẽ làm tăng độ tin cậy cho các tuyên bố của bạn, minh họa cho thông tin được cung cấp. Bạn có thể đặt bảng, đồ thị, sơ đồ và các tài liệu trực quan khác trong ứng dụng.
