Hồ sơ cá nhân là tập hợp các tài liệu có thông tin về người lao động từ thời điểm ký lệnh tuyển dụng đến ngày có lệnh sa thải. Ở nước ta, việc lưu giữ hồ sơ cá nhân chỉ dành cho cán bộ công chức là bắt buộc. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp và tổ chức thích tổ chức và ghi lại dữ liệu nhân viên.
Hướng dẫn
Bước 1
Theo quy định, hồ sơ cá nhân bao gồm các thông tin sau đây về nhân viên: bảng lý lịch cá nhân, bản sao các tài liệu giáo dục, bản sao đơn đặt hàng và đơn xin việc, hợp đồng lao động, các sửa đổi và bổ sung trong đó, các tài liệu về chứng nhận và đào tạo nâng cao, và các tài liệu khác cần thiết cho việc phục vụ nhân sự (bản sao giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh, hộ chiếu, thẻ quân nhân, v.v.).
Bước 2
Hồ sơ cá nhân của mỗi nhân viên được đóng thành một cặp riêng có bìa cứng - bìa cứng. Nó chứa các điều kiện cần thiết: họ, tên, tên họ của nhân viên, ngày mở hồ sơ. Sau khi nhân viên bị sa thải, hồ sơ cá nhân sẽ được đóng lại. Tài liệu phải được nộp vào kho lưu trữ mà không bị thất bại.
Bước 3
Các hồ sơ cá nhân đã đóng được đánh số, một bản kiểm kê nội bộ các tài liệu vụ án được lập. Các tài liệu trong thư mục được thu thập theo trình tự thời gian - từ khi nhân viên đến cho đến ngày bị sa thải. Một khoảng không quảng cáo nội bộ được lập theo cùng một thứ tự. Việc đánh số các trang của bản kiểm kê tách biệt với việc đánh số các tài liệu của hồ sơ cá nhân.
Bước 4
Hồ sơ cá nhân của nhân viên chỉ được cấp cho người quản lý hoặc những người khác theo lệnh của người quản lý, cũng như cho chính nhân viên đó. Thông tin được lưu trữ trong hồ sơ cá nhân là bí mật, có nghĩa là nó không thể được tiết lộ cho người lạ. Không được phép thay đổi các tài liệu trước đó của hồ sơ cá nhân, cũng như trích xuất chúng.
Bước 5
Bộ phận nhân sự chỉ lưu giữ hồ sơ của các nhân viên hiện tại. Tài liệu của các nhân viên bị sa thải được chuyển vào kho lưu trữ. Chúng được lưu trữ ở đó trong 75 năm và hồ sơ cá nhân của các nhà quản lý, người quản lý, cũng như những người có giải thưởng và bằng cấp, là vô thời hạn.
