Tất cả các chuyên gia PR thỉnh thoảng phải viết các văn bản thông điệp để tương tác với công chúng. Đây có thể là các bài báo truyền thông đặc biệt, thông cáo báo chí và tin tức, các bài phát biểu trước công chúng cho những người quan trọng, v.v. Và tất cả những người làm PR có kinh nghiệm đều nhận thức rõ rằng những văn bản như vậy có những chi tiết cụ thể của riêng chúng, giúp phân biệt đáng kể chúng với những tài liệu truyền thông thông thường. Chúng luôn được tạo ra có tính đến một số quy tắc mà mọi chuyên gia PR nên biết.
Hướng dẫn
Bước 1
Nếu bạn định viết một bài PR hay, trước hết, hãy tự xác định xem nó sẽ dành cho đối tượng mục tiêu đọc hay nghe. Thực tế là đặc thù của việc viết văn bản cho tin nhắn truyền miệng khác với văn bản để đọc. Nếu văn bản của bạn nhằm mục đích giao tiếp bằng miệng, trước hết, hãy chú ý đến sự ngắn gọn và rõ ràng của các câu văn.
Bước 2
Không bao giờ sử dụng các câu dài, phức tạp trong các bài nghe. Nếu không, khán giả của bạn sẽ chỉ đơn giản là quên nơi bắt đầu thông điệp và sẽ không thể cảm nhận rõ ràng thông điệp đó. Điểm quan trọng thứ hai đối với giao tiếp bằng miệng là bạn phải “bắt” được sự quan tâm của người nghe ngay từ hai cụm từ đầu tiên. Khi được trình bày bằng lời nói, khán giả của bạn sẽ chỉ có một cơ hội để hiểu thông điệp của bạn. Do đó, nếu hai câu đầu tiên có vẻ nhàm chán và vô nghĩa với cô ấy thì mọi nỗ lực của bạn sẽ trở nên uổng phí. Thông tin cần thiết đơn giản sẽ không đến được với người tiêu dùng của nó.
Bước 3
Trong các thông điệp nhằm mục đích nhận thức bằng hình ảnh, bạn có thể sử dụng các câu dài hơn và phức tạp hơn. Người đọc sẽ chỉ cần đọc lướt qua toàn bộ văn bản và tạo ấn tượng chung về nó. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng dễ dàng tìm thấy sai sót và sự không nhất quán của thông tin được trình bày trong thông báo bằng văn bản với các dữ kiện hiện có. Vì vậy, khi viết một bài PR cho các phương tiện truyền thông, thông cáo báo chí hoặc bản tin, hãy kiểm tra cẩn thận tất cả các con số và dữ liệu mà bạn hoạt động trên đó.
Bước 4
Bất kể bạn đang chuẩn bị một văn bản cho một bài thuyết trình hay cho một ấn phẩm in, bạn nên nhớ nguyên tắc vàng của I. Babel: "Không nhiều hơn một ý tưởng và không nhiều hơn một hình ảnh trong một câu." Một câu tốt nên bao gồm nhiều hơn một chút ngoài chủ ngữ, động từ và tân ngữ. Các câu ngắn, rất cụ thể cung cấp sự rõ ràng và tốc độ kể chuyện.
Bước 5
Nếu bạn đang chuẩn bị một văn bản đồ sộ (một bài báo lớn cho các phương tiện truyền thông, một báo cáo phân tích, một cuộc phỏng vấn bằng hình ảnh, v.v.), hãy đảm bảo tuân theo độ dài của các đoạn văn và đoạn văn. Những đoạn văn quá dài sẽ khiến người đọc cảm thấy chán nản và khó chịu, và bạn hoàn toàn không cần. Một đoạn văn lý tưởng cho nhận thức là ba hoặc bốn câu. Khối lượng này đủ để thể hiện một ý tưởng nào đó, nhưng không đủ để làm khán giả mệt mỏi.
Bước 6
Hãy nhớ giữ nó tự nhiên khi viết. Không cần phải cố gắng trình bày tài liệu bằng một ngôn ngữ văn học đặc biệt tinh tế nào đó, hãy viết khi bạn nói. Nó tạo ấn tượng tốt và tạo dựng được lòng tin của khán giả. Đừng bỏ qua thành phần cảm xúc trong bài viết của bạn. Trừ khi vấn đề liên quan đến một bài báo phân tích, một cảm xúc nhất định về vị trí của tác giả luôn được nhìn nhận một cách tích cực và gây ra mong muốn đồng ý với anh ta.
