Những tài liệu đến từ một số đơn vị nhất định và có tất cả các chi tiết cần thiết được công nhận là chính thức. Đồng thời, về lý thuyết luật, có một số cách tiếp cận định nghĩa của một văn bản chính thức.
Việc xác định các dấu hiệu của một văn bản chính thức có ý nghĩa rất quan trọng đối với ngành luật hình sự, vì trong Bộ luật Hình sự của Liên bang Nga có những ngữ liệu liên quan đến khái niệm này. Trong lý thuyết luật hình sự, hai cách tiếp cận chính được sử dụng để giải mã thuật ngữ "tài liệu chính thức".
Cách tiếp cận đầu tiên được coi là hẹp và liên kết các tài liệu chính thức với nguồn xuất xứ của chúng. Theo lý thuyết này, chỉ những tài liệu đến từ các cơ quan nhà nước, thành phố trực thuộc trung ương mới có thể là chính thức. Ngày nay phổ biến hơn là cách tiếp cận rộng, theo đó các tài liệu chính thức có thể đến từ khu vực công, thương mại hoặc thậm chí tư nhân, tức là nguồn gốc xuất xứ của chúng không quan trọng.
Đăng ký và chứng nhận phù hợp
Một trong những đặc điểm chính của tài liệu chính thức là việc thực thi và chứng nhận chính xác của nó. Nếu các quy tắc xử lý văn bản nhất định được quy định trong các quy phạm pháp luật điều chỉnh, thì văn bản chính thức phải tuân thủ các quy tắc đó (ví dụ: quy tắc công chứng tài liệu, quy tắc cấp giấy ủy quyền).
Nếu không có quy định đặc biệt nào, thì để tài liệu được công nhận là chính thức, chỉ cần tuân thủ các yêu cầu chung về đăng ký là đủ. Thông thường, các yêu cầu này bao gồm điều kiện có tất cả các chi tiết được yêu cầu (con dấu, chữ ký, con dấu của một loại nhất định, công văn hoặc tiêu đề thư).
Dấu hiệu nội dung của một tài liệu chính thức
Việc thực hiện đúng và xác nhận một văn bản chính thức là dấu hiệu chính thức của nó, tuy nhiên, trong thực tiễn tư pháp hiện nay, sự hiện diện của một dấu hiệu có nghĩa cũng được coi là điều kiện bắt buộc. Dấu hiệu được chỉ ra là một văn bản chính thức phải tác động đến các quan hệ pháp luật theo một cách nhất định. Nó có thể tạo ra các quyền nhất định hoặc áp đặt các trách nhiệm cụ thể.
Ngoài ra, một số văn bản chính thức xác nhận các tình tiết pháp lý dẫn đến việc xảy ra các hậu quả nhất định (tài sản này được sở hữu bởi hầu hết các văn bản tố tụng). Sự thống nhất giữa các đặc điểm chính thức và nội dung, mỗi đặc điểm phải có trong một văn bản chính thức, tạo thành cách giải thích hiện đại về khái niệm này trong lý thuyết và thực tiễn pháp lý.
