Để tổ chức chính xác công việc của doanh nghiệp, một chuyên viên trong bộ phận nhân sự phải duy trì các tài liệu khác nhau, bao gồm cả bảng chấm công. Tất cả các thay đổi đối với các tài liệu đó phải được thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan quản lý.
Hướng dẫn
Bước 1
Chỉ định những thông tin cần nhập vào bảng chấm công của nhân viên. Văn bản này quy định thời gian làm thêm giờ của nhân viên, nghỉ phép, đi công tác, đào tạo trong các khóa bồi dưỡng, thời gian làm việc ngắn hơn do ngày nghỉ lễ, trốn học, đình công và các tình huống khác mà lịch làm việc bình thường thay đổi.
Bước 2
Chuẩn bị một tài liệu xác nhận điều này hoặc sự thay đổi đó trong lịch trình làm việc của nhân viên. Ví dụ, đó có thể là lịch đi nghỉ hoặc nghỉ ốm.
Bước 3
Ghi lại các thay đổi đối với bảng chấm công. Viết vào cột đầu tiên họ và tên của nhân viên, ở cột thứ hai - số giờ anh ta làm việc bổ sung hoặc bỏ lỡ. Trong cột cuối cùng, ghi lý do thay đổi lịch trình. Đối với mỗi người trong số họ, có một mã chữ cái hoặc số. Bạn có thể tìm thấy danh sách các mã như vậy trong "Quy định về chấm công", cũng như trên các trang Internet khác nhau dành cho các chuyên gia nhân sự.
Bước 4
Hàng tháng, hãy đếm tổng số giờ làm thêm cũng như số giờ bị bỏ lỡ và nhập chúng vào các cột của bảng được cung cấp cho việc này. Văn bản hoàn thành phải có chữ ký của nhân viên nhân sự chịu trách nhiệm duy trì bảng chấm công. Bắt đầu một bảng chấm công mới vào đầu mỗi tháng.
Bước 5
Nếu bạn cần chỉnh sửa bảng chấm công đã được lập sẵn, hãy cẩn thận gạch bỏ phần văn bản không chính xác và ghi thông tin tương ứng với thực tế bên cạnh. Việc sửa chữa cần được xác nhận với mục "Tin đã sửa" và chữ ký của nhân viên chịu trách nhiệm.
