Chương trình nghị sự là bộ xương của một cuộc họp hoặc cuộc họp. Trong đó, các chủ đề chính để thảo luận và các lĩnh vực thảo luận chính được đặt ra. Nó thiết lập trật tự của cuộc họp, tập trung sự chú ý của những người tham gia vào một cuộc trò chuyện chuyên nghiệp, không cho phép cuộc thảo luận phát triển thành một cuộc trao đổi quan điểm hỗn loạn.
Hướng dẫn
Bước 1
Bắt đầu chuẩn bị chương trình làm việc ngay sau khi ban giám đốc quyết định ngày và chủ đề của cuộc họp. Nóng ở gót chân, bạn sẽ dễ dàng hình thành điểm của nó hơn. Ngoài ra, bạn sẽ có đủ thời gian để sửa tùy chọn đầu tiên nếu người quản lý muốn sửa đổi.
Bước 2
Làm nổi bật các khía cạnh chính và phụ của chủ đề cuộc họp. Đừng làm quá tải chương trình làm việc với những vấn đề nhỏ có thể được giải quyết thường xuyên. Lựa chọn tốt nhất là bao gồm 1-2 điểm quan trọng, trong cuộc thảo luận mà phần lớn nhóm quan tâm và dành thời gian để giải quyết nhanh chóng các vấn đề ít quan trọng hơn, bao gồm cả những vấn đề nảy sinh trong cuộc họp.
Bước 3
Lập các mục trong chương trình nghị sự. Tránh những câu mơ hồ hoặc không rõ ràng. Làm cho các mục trong chương trình của bạn càng cụ thể càng tốt. Sau khi đọc chúng, người dự họp sẽ dễ dàng hiểu được bản chất của vấn đề và mục đích của cuộc thảo luận. Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào, hãy tìm kiếm sự trợ giúp từ một chuyên gia, người sẽ có bài phát biểu quan trọng về chủ đề này.
Bước 4
Mỗi mục nên bắt đầu bằng giới từ "about" hoặc "about": "Về sáng kiến của bộ phận bán hàng tổ chức một ngày làm sạch" hoặc "Về việc phân bổ lại chức năng giữa bộ phận tiếp thị và dịch vụ báo chí", v.v. Nếu bất kỳ văn bản quy định nào được đưa ra thảo luận, điều khoản có thể phát ra như sau: "Về việc phê duyệt Điều lệ doanh nghiệp" hoặc "Về việc sửa đổi bản mô tả công việc của nhân viên ban thư ký", v.v. Đối với những câu hỏi mang tính thông tin không cần thảo luận, vui lòng đưa ra lời giải thích thích hợp trong ngoặc đơn hoặc được phân tách bằng dấu hai chấm. Ví dụ: “Về lĩnh vực xuất bản sách đầy triển vọng: Báo cáo của Phó Tổng Giám đốc đi công tác dự hội thảo”.
Bước 5
Cấu trúc chương trình làm việc của bạn. Trong thực tế, có hai cách để sắp xếp các câu hỏi: từ quan trọng nhất đến ít quan trọng và từ nhỏ đến quan trọng. Mỗi lựa chọn đều có những mặt tích cực của nó. Trong trường hợp đầu tiên, các vấn đề chính được xem xét khi bắt đầu cuộc họp. Nhân viên năng động hơn, sự mệt mỏi chưa ảnh hưởng đến họ. Nhưng cuộc thảo luận về câu hỏi đầu tiên có thể kéo dài, sẽ không còn thời gian để giải quyết những vấn đề nhỏ, nhưng quan trọng. Nếu cuộc họp bắt đầu với những điểm ít quan trọng hơn, nhân viên dần dần hòa nhịp và vào thời điểm vấn đề chính được công bố, họ hoàn toàn sẵn sàng cho một cuộc đối thoại mang tính xây dựng.
Bước 6
In chương trình theo yêu cầu văn thư của tổ chức của bạn. Ngoài các câu hỏi thực tế để thảo luận, hãy cho biết ngày, giờ, địa điểm của cuộc họp, diễn giả chính, người tham gia và các chuyên gia được mời. Phê duyệt tài liệu với người đứng đầu tổ chức. Bạn sẽ đính kèm chương trình ban đầu sau đó vào biên bản cuộc họp. Dựa trên chương trình làm việc đã được phê duyệt, hãy chuẩn bị một bản tin hoặc thông báo cho nhân viên.
