Một số công ty có tài liệu trong nhiều thập kỷ. Để tránh các giấy tờ quan trọng bị nhăn hoặc bị mất, chúng cần được xếp vào các tập hồ sơ làm bằng bìa cứng hoặc nhựa. Cung cấp cho mỗi hợp đồng một số riêng để nhận dạng.
Hướng dẫn
Bước 1
Để dễ dàng tìm được hợp đồng mong muốn, hãy ghi chép lại một cuốn sổ ghi chép. Cung cấp cho tài liệu một số và nhập nó vào tạp chí này. Ngoài số, nhập ngày của hợp đồng. Mục nhập trong nhật ký phải như sau: 1. Hợp đồng số 123TP ngày 22.02.2011. Trong phần ghi chú, bạn có thể chỉ ra bản chất của hợp đồng, khi được yêu cầu bởi kiểu tài liệu công ty.
Bước 2
Nếu có nhiều pháp nhân trong công ty, hãy tạo một sổ hợp đồng riêng cho từng pháp nhân. Sử dụng các ký hiệu thông thường trong ký hiệu của bạn. Ví dụ: viết hợp đồng của Masha và Bears OJSC là 123MM. Và đánh dấu chứng khoán từ ZAO "Three Little Pigs" với 123TP. Chỉ định các số để tránh nhầm lẫn.
Bước 3
Khi thỏa thuận đã được thông qua tất cả các phê duyệt, có chữ ký của tổng giám đốc hai bên, con dấu đã được đóng, nó có thể được nộp vào một tập hồ sơ. Hãy chọn những cặp có bìa cứng - chúng sẽ đảm bảo an toàn cho tài liệu. Mỗi pháp nhân cần có một thư mục riêng.
Bước 4
Trước khi các trang tính. Hãy đục lỗ và đục những lỗ mới. Đặt tài liệu vào một thư mục và bảo vệ nó bằng một ăng ten đặc biệt. Tách một hợp đồng này với một hợp đồng khác bằng một tờ A4 trắng.
Bước 5
Bạn cũng có thể nộp hợp đồng theo cách khác. Điều này sẽ yêu cầu các tệp trong suốt. Đặt mỗi tài liệu vào một tệp riêng biệt và ghim nó vào một thư mục.
Bước 6
Không lưu trữ quá nhiều hợp đồng trong một thư mục - chúng có thể bị nhăn. Tập tài liệu phải dễ đóng, các tờ riêng lẻ không được nhô ra ngoài.
Bước 7
Để lưu trữ các tập tài liệu với hợp đồng, hãy có một giá riêng trong tủ. Trên bìa hồ sơ ghi năm và pháp nhân sở hữu tài liệu. Điều này sẽ cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy các loại giấy tờ phù hợp nếu cần.
Bước 8
Không cần phải luôn giữ các thư mục có hợp đồng từ ba năm trước. Sắp xếp chúng trong hộp các tông, ký tên vào năm và pháp nhân ban hành văn bản. Gửi các hộp đến nhà kho. Chọn nơi khô ráo để cất giữ. Độ ẩm có hại cho giấy.
