Bất kể cuộc tiếp xúc đầu tiên với đối tác kinh doanh tiềm năng có được thực hiện qua điện thoại hay không, có thỏa thuận bằng miệng hay không, trong thực tiễn kinh doanh, có một phong tục ủng hộ việc bắt đầu mối quan hệ bằng một lá thư chính thức kèm theo lời đề nghị hợp tác..
Hướng dẫn
Bước 1
Trong phần đầu của bức thư, không quá một đoạn, hãy viết loại công ty bạn đại diện và thay mặt họ chào hỏi ban giám đốc của đối tác tiềm năng. Sử dụng các cụm từ như “Công ty chúng tôi chúc doanh nghiệp của bạn thịnh vượng”, “thay mặt cho công ty đó và chúng tôi bày tỏ sự tôn trọng đối với bạn”. Đảm bảo bao gồm tên tổ chức của bạn. Hãy nhớ rằng dưới dạng thư rác, hơn một chục lá thư đến bất kỳ công ty nào với đề xuất ký kết một thỏa thuận, vì vậy người nhận phải hiểu ngay đề xuất của ai đang được thảo luận.
Bước 2
Trong phần tiếp theo của bức thư, hãy nhắc nhở đối tác tiềm năng rằng đã có những thỏa thuận sơ bộ giữa các công ty của bạn về một hợp đồng hoặc dịch vụ cụ thể. Bạn có thể sử dụng các cụm từ như "Đang tiếp tục đàm phán …", "Chúng tôi đã xem xét mong muốn của bạn liên quan đến …". Hãy nói rõ với người nhận địa chỉ rằng đề nghị hợp tác này không phải là đề nghị rập khuôn và cơ bản, như dành cho tất cả khách hàng, mà được phát triển đặc biệt cho công ty này và có tính đến tất cả các tính năng của doanh nghiệp cụ thể này.
Bước 3
Trong phần lớn nhất của phiếu mua hàng, hãy cho biết bạn cung cấp dịch vụ hoặc hàng hóa nào, chi phí của chúng là bao nhiêu, thời gian giao hàng. Thông tin được trình bày trong các bảng dễ hiểu hơn. Cung cấp cho khách hàng một số lựa chọn với chi phí, số lượng và khối lượng dịch vụ cung cấp khác nhau, để họ có thể lựa chọn sự kết hợp phù hợp nhất. Làm nổi bật những lợi ích mà khách hàng sẽ nhận được bằng cách ký kết thỏa thuận với tổ chức của bạn. Ở đây, bạn có thể chỉ ra chiết khấu, ưu đãi đặc biệt cho các đối tác thường xuyên, khả năng ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ bổ sung hoặc cung cấp hàng hóa khác với các điều khoản đặc biệt có lợi.
Bước 4
Dành phần cuối cho lời chúc và lời chia tay. Sử dụng các cụm từ tiêu chuẩn, ví dụ, "Chúng tôi hy vọng hợp tác cùng có lợi …", "Những lời chúc tốt đẹp nhất …". Đảm bảo đăng ký và để lại tọa độ của bạn, để trong trường hợp có quyết định tích cực, khách hàng không cần tìm số điện thoại hoặc địa chỉ e-mail để có thể liên lạc với bạn.
