Mỗi nhân viên thu ngân phải có thể điền vào nhật ký của người điều hành thu ngân. Tài liệu này được vẽ hàng ngày bằng bút bi hoặc mực. Yêu cầu chính khi điền vào nhật ký là không có các đốm màu. Trường hợp có sai sót thì có quy tắc chuẩn: sửa thì gạch bỏ cẩn thận và có xác nhận chữ ký của trưởng phòng, kế toán trưởng và thủ quỹ. Các cột nhật ký được điền theo một kế hoạch cụ thể.
Hướng dẫn
Bước 1
Ngày được ghi trong cột 1. Trong cột 2, số bộ phận, với điều kiện có sự phân chia theo bộ phận tại quầy thu ngân. Ở cột 3, thủ quỹ ghi họ và tên viết tắt. Cột 4 chứa thông tin về số công tơ kiểm soát. Nhân viên thu ngân lấy số này từ Z-report. Trong cột 5, bạn phải chỉ ra số lượng bán hàng đã đi qua quầy kiểm soát mỗi ca.
Bước 2
Tại cột 6, thủ quỹ phải ghi rõ số lượng tất cả các quầy thu ngân đã qua quầy thu ngân từ thời điểm đăng ký đến đầu ngày báo cáo. Số tiền này được lấy từ báo cáo Z cho ca trước. Thủ quỹ ghi chữ ký của mình vào cột 7 và 8. Cột 9 được điền theo báo cáo Z, số tiền nhập ở đây khác với số tiền ở cột 6 theo số tiền doanh thu cho ca báo cáo.
Bước 3
Trong cột 10, số lượng doanh thu mỗi ngày được nhập. Cột 11 phản ánh các khoản thu tiền mặt hàng ngày trừ các khoản trả lại cho khách hàng. Cột 12 và 13 cho biết số tiền thu được được thanh toán bằng các phương tiện khác (séc, thẻ nhựa, giấy chứng nhận, v.v.). Nó cũng hiển thị số lượng của các chứng từ thanh toán này. Sự vắng mặt trong quá trình thay đổi các khoản thanh toán đó được thực hiện bằng dấu gạch ngang trong các cột tương ứng.
Bước 4
Ở cột 14, thủ quỹ phải nhập tổng doanh thu, bao gồm cả các khoản chi bằng tiền mặt và không dùng tiền mặt. Cột này chứa tổng của cột 11 và 13. Nếu việc hoàn trả được thực hiện trong ca báo cáo, số tiền thanh toán được ghi trong cột 15. Tại đây, thủ quỹ ghi số tiền cho séc bị bấm nhầm vào ca.
Bước 5
Các cột 16, 17 và 18 do thủ quỹ, thủ quỹ cấp cao và quản lý điền, tại đây họ ghi chữ ký của mình. Bằng cách này, những người có trách nhiệm chỉ ra rằng dữ liệu về ca làm việc đã được ghi lại một cách chính xác.
