Khi có quá nhiều tài liệu được tích lũy và chúng nằm trong một đống, có thể khó tìm ra tài liệu nào đề cập đến cái gì. Tìm tài liệu phù hợp thậm chí còn khó hơn. Để giải quyết vấn đề này, bạn cần tổ chức các tài liệu của mình. Phương pháp được mô tả không chỉ phù hợp để tổ chức tài liệu trên giấy, mà nó hoàn toàn có thể áp dụng cho các tài liệu ở dạng điện tử, tất nhiên, với những giả định nhỏ.
Hướng dẫn
Bước 1
Việc sắp xếp tài liệu của bạn thật dễ dàng, ngay cả khi có quá nhiều tài liệu. Xem qua tất cả các tài liệu có sẵn và lập danh sách các danh mục mà bạn sẽ sắp xếp chúng. Xác định xem sẽ có các danh mục phụ trong danh sách này hay không. Ví dụ, trong loại hợp đồng chung, người ta có thể phân biệt hợp đồng cung ứng, cung ứng dịch vụ. Trong số các đơn đặt hàng, hãy làm nổi bật các đơn đặt hàng chung liên quan đến các hoạt động của công ty, và đơn đặt hàng nhân sự.
Bước 2
Khi danh sách các danh mục đã hoàn tất, hãy xác định cách thức và vị trí bạn sẽ đặt các tài liệu. Đồng ý với việc quản lý chi phí mua đồ dùng văn phòng (bìa hồ sơ, tập tin, nhãn dán màu), vì việc phân loại và phân phối tài liệu sẽ dễ chịu hơn nếu bạn không phải loay hoay với những tập tài liệu cũ nát.
Bước 3
Sắp xếp các tài liệu có sẵn theo danh sách bạn đã tổng hợp. Đặt chúng trong các ngăn xếp riêng biệt. Nếu cần, hãy viết lên chúng bằng bút chì hoặc dán nhãn (để không bị nhầm lẫn trong quá trình phân loại).
Bước 4
Đánh giá xem các tài liệu thuộc một danh mục (danh mục con) có vừa với thư mục hay không và lưu trữ chúng. Tốt hơn là sắp xếp các tài liệu theo ngày chuẩn bị của họ. Theo quy luật, trong công việc hàng ngày, các tài liệu được lưu trữ khi chúng được tạo, với các tài liệu gần đây nhất ở trên cùng. Khi chuyển các trường hợp vào kho lưu trữ, thứ tự thay đổi (ở trên cùng là tài liệu sớm nhất, ở dưới cùng - chậm nhất tính đến ngày lập).
Bước 5
Nếu bạn đang nộp các tài liệu từ các năm khác nhau vào cùng một thư mục, hãy tách năm này ra khỏi năm bằng một nhãn dán màu hoặc một tờ giấy lớn hơn. Những dấu trang như vậy giúp bạn dễ dàng tìm thấy tài liệu mong muốn hơn trong tương lai.
Bước 6
Tạo tệp đính kèm cho tài liệu tiếp theo.
Bước 7
Nếu cần, hãy lập một sổ đăng ký tất cả các thư mục có tài liệu, cho biết nội dung của mỗi thư mục, ngày tạo và kết thúc bảo trì, vị trí lưu trữ, v.v. Sắp xếp các tập hồ sơ sao cho thuận tiện khi sử dụng và bạn không phải "vượt cạn" với hàng đống giấy vụn.
