Nhiều tổ chức có những yêu cầu nghiêm ngặt đối với việc tổ chức tài liệu và tạo lập kho lưu trữ. Cần đảm bảo an toàn cho ca bệnh và cách ly khỏi những ánh mắt tò mò. Bất kỳ nhân viên nào của công ty phải có khả năng flash các tệp, và làm việc đó một cách cẩn thận và cực kỳ chính xác.
Cần thiết
- - Mô tả công việc
- - Mái hiên văn phòng phẩm hoặc máy đóng sách
- - Sợi xoắn hoặc sợi chắc chắn
- - Kim khâu
- - Keo dán văn phòng phẩm
- - Giấy trắng
- - Kéo
- - Cái thước
- - Cái bút
- - Seal (sáp niêm phong nếu cần thiết)
Hướng dẫn
Bước 1
Bạn cần flash các trường hợp phù hợp với mô tả công việc của bạn. Trong mọi trường hợp, công việc này ở tất cả các công ty đều được thực hiện theo những nguyên tắc chung. Đầu tiên, bạn cần đánh số thứ tự từng tài liệu. Hãy nhớ tháo tất cả các kẹp giấy, kim ghim kim loại và ghim an toàn ra khỏi giấy tờ.
Bước 2
Bắt đầu may hộp để sau đó có thể đọc các tờ một cách tự do. Để làm điều này, hãy tạo bốn lỗ dọc bằng dùi văn thư ở giữa lề trái của tài liệu. Khoảng cách giữa các lỗ ít nhất phải là ba cm. Thật tiện lợi khi sử dụng máy để bàn đặc biệt để khâu và đóng gáy các tài liệu A-4. Với sự trợ giúp của nó, sẽ không khó để tạo ra các thư mục cần thiết - nó có thể ngay lập tức khoan xuyên qua một tập giấy dày tới 10 cm.
Bước 3
Sử dụng kim khâu đặc biệt để viền các tài liệu, cũng như các sợi dây ngân hàng hoặc sợi nylon chắc chắn. Phương án cuối cùng, bạn có thể gấp các sợi chỉ thông thường nhiều lần. Thông thường, các tài liệu được khâu hai lần liên tiếp để các tờ được gắn chặt hơn. Điều này đặc biệt quan trọng nếu trường hợp đang được chuẩn bị cho một kho lưu trữ vĩnh cửu.
Bước 4
Để các đầu lỏng lẻo ở chỉ hoặc sợi xe khoảng 6 cm. Chúng sẽ cần được kéo qua lỗ chính giữa ở mặt trái của tài liệu cuối cùng và buộc chặt trong một nút.
Bước 5
Dán nút thắt và các đầu của sợi chỉ thành hình tròn (đường kính khoảng 4 cm) hoặc hình vuông (4 x 5 cm) bằng keo văn thư. Hình vẽ phải được cắt ra từ giấy trắng dày.
Bước 6
Đặt con dấu sao cho nó chồng lên một phần nhãn giấy và một cạnh chồng lên tờ cuối cùng của hộp ghim. Bạn cũng có thể lấp đầy chỗ này bằng sáp bịt kín.
Bước 7
Chờ cho đến khi keo khô hoàn toàn. Sau đó, ngay dưới con dấu ghi số tờ trong hồ sơ và có chữ ký của viên chức. Thêm thư xác nhận và cho biết ngày ký chứng thực. Bản sao tài liệu từ nhiều tờ cũng được nộp, trong khi cần đóng dấu có chữ ký, ngày tháng và dòng chữ "Bản sao là đúng".
Bước 8
Đóng hộp để lưu trữ tạm thời vào một bìa mềm và các tài liệu để lưu trữ vĩnh viễn vào một bìa cứng. Cho biết các thời hạn trên hộp đã may.
