Một lá thư cho khách hàng được viết nếu tổ chức của bạn không thể thực hiện nghĩa vụ đối với anh ta, nếu anh ta chưa chuyển tiền cho hàng hóa đã giao và nếu có nhu cầu thông báo cho anh ta về phạm vi mới.
Hướng dẫn
Bước 1
Bắt đầu bức thư của bạn bằng cách hỏi ai đó đại diện cho tổ chức của khách hàng. Trong phần này của bức thư, những biểu hiện lịch sự như "Ivan Andreevich thân mến", "Mister Remizov" là phù hợp. Nếu công ty khách hàng không có người cụ thể đã thiết lập quan hệ, hãy liên hệ với "Dear Sirs".
Bước 2
Giới thiệu bản thân với tên của tổ chức của bạn. Sử dụng các cụm từ tiêu chuẩn, ví dụ: "MontazhSpetsStroy LLC muốn bày tỏ sự tôn trọng của chúng tôi với bạn và chúc tổ chức của bạn thịnh vượng." Điều này sẽ cho phép bạn định hướng khách hàng của mình, khi đọc nội dung chính, họ sẽ không đánh đố xem ai là người nhận thư.
Bước 3
Hình thành lý do cho bức thư. Hình thức viết và nội dung của tin nhắn phụ thuộc vào điều này. Lý do phổ biến nhất để viết thư cho khách hàng là không thanh toán cho hàng hóa được giao hoặc dịch vụ được cung cấp. Trong trường hợp này, hãy tham khảo điều khoản liên quan của thỏa thuận, chỉ ra rằng khách hàng có trách nhiệm thanh toán hóa đơn trong một khung thời gian cụ thể. Nếu đây không phải là bức thư đầu tiên của bạn về chủ đề này, hãy khiếu nại trách nhiệm của khách hàng về việc không thực hiện các nghĩa vụ theo quy định tại khoản X của hợp đồng cung cấp. Xin lưu ý rằng trong trường hợp không thanh toán hóa đơn, bạn sẽ phải ra tòa.
Bước 4
Xin lỗi khách hàng nếu lý do viết thư là do không thể giao hàng cho anh ta trong thời hạn quy định trong hợp đồng. Đừng cố gắng giải thích lý do tại sao bạn đang bỏ lỡ thời gian giao hàng, khách hàng không quan tâm đến điều này, tốt hơn là nên thông báo cho anh ta về việc tổ chức của bạn có thể thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng trong bao lâu. Cuối thư, sử dụng các cụm từ “Cảm ơn sự thông cảm của bạn”, “Chúng tôi hy vọng được hợp tác hơn nữa”.
Bước 5
Thông báo cho khách hàng về dòng sản phẩm mới do công ty của bạn cung cấp, nếu đối tác của bạn không biết về loại đã thay đổi. Trong một bức thư như vậy, chúng tôi mong muốn cho biết khách hàng sẽ nhận được những khoản chiết khấu nào khi ký hợp đồng cung cấp mới với tư cách là khách hàng thường xuyên.
Bước 6
Đăng ký ở cuối bức thư. Để lại thông tin liên hệ của bạn để khách hàng biết cách liên hệ với tổ chức của bạn. Cầu chúc những điều tốt đẹp nhất cho tổ chức và người đại diện cho nó.
