Thư cảm ơn nhân viên là một trong những hình thức khuyến khích phi vật chất dành cho các thành viên trong nhóm. Không có yêu cầu nghiêm ngặt đối với văn bản của nó. Tuy nhiên, có một số quy tắc truyền thống được thiết lập để chuẩn bị và thực hiện.
Hướng dẫn
Bước 1
Chọn một thời điểm thích hợp để trao thư cảm ơn cho nhân viên. Một lý do xứng đáng để bày tỏ lòng biết ơn trước công chúng có thể là việc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đặc biệt, đạt thành tích cao vào cuối một giai đoạn nhất định, một ngày kỷ niệm hoặc một kỳ nghỉ nghề nghiệp.
Bước 2
Nếu bạn định viết thư cảm ơn nhân viên vì đã chuẩn bị một sự kiện quan trọng hoặc để ký kết một thỏa thuận hợp tác có lợi, hãy nói chuyện với cấp trên trực tiếp của anh ta. Người đứng đầu đơn vị cơ cấu sẽ nói về sự đóng góp của nhân viên được khuyến khích vào việc thực hiện một dự án cụ thể, và cũng mô tả nó theo quan điểm chuyên môn.
Bước 3
Viết thư cảm ơn trên giấy tiêu đề của tổ chức. Ở góc trên bên phải đóng dấu, ở góc trên bên trái - tên đơn vị cơ cấu, chức vụ, họ và tên viết tắt của người lao động. Thực hiện lời kêu gọi của bạn theo cách này: "Ivan Ivanovich thân mến!" hoặc "Maria Sergeevna thân mến!" Không sử dụng các tùy chọn khác như "thân yêu", "ông chủ", v.v.
Bước 4
Nêu lý do cho lá thư cảm ơn này. Bạn có thể liên hệ với một nhân viên vừa thay mặt cho người quản lý ký tài liệu vừa thay mặt cho toàn bộ công ty. Trong trường hợp đầu tiên, phần đầu của bức thư sẽ có âm như sau: "Tôi chúc mừng bạn đã hoàn thành vượt mức 100% kế hoạch bán hàng trong tháng 4", trong trường hợp thứ hai, như sau: "Zenit LLC xin cảm ơn bạn đã hoàn thành vượt mức doanh số bán hàng kế hoạch trong tháng 4 là 100%."
Bước 5
Liệt kê trong văn bản những thành tích cá nhân của nhân viên trong việc hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Xin lưu ý rằng bạn đánh giá cao sự chăm chỉ và cống hiến của anh ấy cho công ty và mong muốn tiếp tục thành công trong nghề nghiệp. Ví dụ, một nhân viên sẽ hài lòng khi đọc cụm từ sau: “Bạn đã sáng tạo trong việc thực hiện dự án và đã rất nỗ lực để hoàn thành nó vào ngày mục tiêu. Bạn đã khéo léo điều phối công việc của cả nhóm và đạt được kết quả ấn tượng. Tôi đánh giá cao sự sáng tạo và sự uyên bác của bạn."
Bước 6
Nếu một lá thư cảm ơn được viết nhân dịp kỷ niệm một nhân viên hoặc liên quan đến một kỳ nghỉ chuyên nghiệp, hãy cố gắng tìm hiểu thêm về hoạt động công việc của anh ta. Ghi rõ số năm làm việc của nhân viên trong tổ chức này, các vị trí mà anh ta đã đảm nhiệm. Tìm các dữ kiện cụ thể xác nhận phẩm chất kinh doanh và thành tích nghề nghiệp của nhân viên. Hỏi đồng nghiệp của bạn xem họ nghĩ gì về người này.
Bước 7
Viết nội dung bức thư dựa trên thông tin tóm tắt. Trong câu đầu tiên sau yêu cầu, chỉ ra lý do của sự biết ơn. Ví dụ: "Liên quan đến lễ kỷ niệm Ngày của Kiến trúc sư, Zenit LLC cảm ơn bạn vì nhiều năm làm việc sáng tạo và đóng góp cá nhân to lớn cho sự thịnh vượng của công ty." Hơn nữa, hãy ghi nhận tính chuyên nghiệp của nhân viên, năng lượng của anh ta, thái độ quan tâm đến công việc chính thức, sự tận tâm, trách nhiệm và những phẩm chất tích cực khác. Đừng quên đề cập đến khả năng hỗ trợ đồng nghiệp, tạo bầu không khí thân thiện xung quanh của người đó.
Bước 8
In thư cảm ơn kỷ niệm của bạn bằng kiểu chữ hoặc trên tiêu đề thư chúc mừng đặc biệt. Điều này sẽ mang lại cho nó sự ý nghĩa và trang trọng. Không nhất thiết phải chỉ ra các chi tiết của tổ chức. Đặt chức vụ, họ và tên viết tắt của nhân viên ở bên trái. Nó được chấp nhận để áp dụng trong các lá thư tri ân thay mặt cho công ty. Người quản lý phải ký vào bức thư.
