Hãy xem xét các quy tắc cơ bản để lập hồ sơ việc làm trong sổ làm việc của một nhân viên bình thường. Thông tin này sẽ là hướng dẫn cho nhân viên làm công tác quản lý hồ sơ nhân sự trong tổ chức và cũng sẽ hữu ích cho bất kỳ người nào trong việc kiểm tra sổ ghi chép công việc của mình để điền chính xác.
Đầu tiên, chúng ta hãy trả lời câu hỏi, cuốn sách công việc được lưu giữ cho ai? Đối với người lao động chính, nghĩa là nếu công việc này là chính (duy nhất) đối với người lao động, ngược lại đối với người lao động bán thời gian, trong đó sổ công việc chỉ được lưu giữ tại nơi làm việc chính (Điều 66 BLLĐ Mã của Liên bang Nga).
Sẽ rất hữu ích nếu đề cập đến thời gian của mục nhập. Người sử dụng lao động có nghĩa vụ lập biên bản về việc thuê người lao động đã làm việc trên năm ngày (Điều 66 Bộ luật Lao động Liên bang Nga) nhưng không quá một tuần (Nghị định về sổ lao động ngày 16 tháng 4 năm 2003 Không 225). Mục này được thực hiện trên cơ sở đơn đặt hàng tuyển dụng.
Và bây giờ chúng ta hãy chuyển trực tiếp đến vấn đề tạo entry. Hướng dẫn điền sổ công việc (Nghị định số 69 ngày 10 tháng 10 năm 2003) thu hút sự chú ý của chúng tôi là mục nhập được thực hiện chính xác, bằng bút bi hoặc bút gel, mực đen, xanh hoặc tím. Không được phép viết tắt (ví dụ: bạn không thể viết tắt từ "đặt hàng" thành "v.v.")
Vì vậy, trước tiên bạn cần ghi đầy đủ tên pháp nhân, cũng như tên viết tắt (nếu có) vào cột 3 là "Chi tiết công việc". Ví dụ:
Công ty trách nhiệm hữu hạn "Romashka" (LLC "Romashka")
Dưới tiêu đề này, trong cột 1, chúng tôi đánh số thứ tự của mục nhập (việc đánh số bắt đầu từ đầu sổ công việc và tiếp tục thêm).
Sau đó, trong cột 2, chúng tôi cho biết ngày bắt đầu công việc: đầu tiên là số (hai chữ số Ả Rập), sau đó là tháng (hai chữ số Ả Rập), sau đó là năm (bốn chữ số Ả Rập). Ví dụ, nếu một nhân viên đăng ký làm việc vào ngày 01 tháng 6 và ngày làm việc đầu tiên của anh ta cũng là ngày 01 tháng 6, thì cần phải phản ánh rõ ngày nào. Nếu các tài liệu được soạn thảo trước (ví dụ: đơn đặt hàng là ngày 28 tháng 5 năm 2015) và ngày bắt đầu làm việc là ngày 29 tháng 5 năm 2015, thì trong sổ làm việc, chúng tôi chỉ ra ngày thứ hai, tức là khi nhân viên bắt đầu nhiệm vụ lao động của mình.
Bây giờ, trên cùng một dòng với số và ngày trong cột 3, chúng tôi lập một hồ sơ việc làm, bắt đầu bằng các từ “Đã chấp nhận” hoặc “Đã chấp nhận”, sau đó sẽ cho biết nơi nhân viên được nhận (ở bộ phận nào), và sau đó - bởi ai (vị trí). Ví dụ: “Được nhận vào bộ phận kế toán với tư cách là kế toán” hoặc “Được nhận vào bộ phận mua hàng với tư cách là người quản lý”. Nếu trong bảng nhân sự không có bộ phận nào thì ta ghi ngay chức vụ.
Cột 4 cần phản ánh lý do nhập, tức là thứ tự công việc, ngày tháng và số hiệu của nó. Ví dụ: "Đơn đặt hàng ngày 01.06.2015 số 125"
Không được phép sai sót trong sổ công việc, nhưng nếu có sai sót thì phải sửa chữa theo cách đặc biệt: trước hết ghi nhận hồ sơ trước là không hợp lệ, sau đó lập hồ sơ mới.
Theo yêu cầu của người lao động, thông tin về công việc bán thời gian có thể được nhập vào sổ làm việc. Việc ghi sổ như vậy được thực hiện tại nơi làm việc chính, trên cơ sở các giấy tờ được cung cấp từ nơi làm việc kiêm nhiệm.
