Khi chuẩn bị một dự án chung giữa các tổ chức hoặc bộ phận khác nhau của một doanh nghiệp, thường phải thảo luận về các chi tiết và điều kiện thực hiện của từng cá nhân. Trong trường hợp này, một cơ chế phối hợp được đưa ra, cho phép, có tính đến lợi ích của các bên, đưa ra một quan điểm chung về toàn bộ danh sách các vấn đề. Việc thiết kế một bức thư như vậy tuân theo các quy định chung của công việc văn phòng, nhưng nó có một số đặc thù.
Hướng dẫn
Bước 1
Chuẩn bị danh sách các vấn đề cần thỏa thuận. Theo quy định, một lá thư có các điều kiện như vậy là một tài liệu độc lập trước khi ký kết hợp đồng chính. Trong một số trường hợp, nó có thể được sử dụng như một tài liệu nội bộ cần thiết để phát triển một giải pháp chung và yêu cầu xác nhận tính đủ điều kiện từ các dịch vụ khác nhau (bảo mật, pháp lý, tài chính, thiết kế, v.v.). Trong các trường hợp khác, nó được chuẩn bị để thảo luận các vấn đề gây tranh cãi với các tổ chức đối tác trong công việc về một dự án chung.
Bước 2
Để viết một lá thư kháng cáo cho một bên đối tác, bạn sẽ cần các chi tiết của nó và các điều kiện tùy thuộc vào thỏa thuận. Bắt đầu bức thư bằng cách chỉ định người nhận ở góc trên bên phải (tên của tổ chức đối tác, chức danh, họ và tên viết tắt của người phụ trách). Ở đây, thông báo ngắn gọn về chủ đề của bức thư "về sự chấp thuận …". Trong trường hợp này, bạn không cần phải viết tên của tài liệu. Cụm từ đầu tiên của lá thư sẽ là lời kêu gọi bằng tên và từ viết tắt dành cho người chịu trách nhiệm về sự phát triển của một phần dự án mà tổ chức của họ dẫn đầu. Tất nhiên là không quên thêm từ "Dear". Tiếp theo, yêu cầu xem xét các điều kiện được đề xuất, đưa ra danh sách và đưa ra quyết định phê duyệt.
Bước 3
Trong phần cuối của bức thư, thông báo thời hạn cần thiết để thực hiện thỏa thuận và thực hiện các sửa đổi cần thiết hoặc chấp nhận toàn bộ đề nghị. Tiếp theo là ngày của bức thư, chữ ký của người phụ trách và bảng điểm của nó trong ngoặc đơn.
Bước 4
Xin lưu ý rằng thư chấp thuận có thể là tài liệu chính đảm bảo các điều khoản của thỏa thuận sơ bộ hoặc tài liệu kèm theo. Thư mà giao thức phê duyệt hoặc tài liệu khác dưới dạng danh sách hoặc danh sách sẽ được đính kèm sẽ phải có mục "Phụ lục". Trong đó, nêu tên các tài liệu kèm theo (đã được đánh số trước đó) đề nghị các bên thỏa thuận.
