Hiện nay, không có doanh nghiệp nghiêm túc nào có thể làm được nếu không có thư tín trong kinh doanh, vì vậy việc nắm vững các kỹ năng của nó là vô cùng quan trọng trong xã hội hiện đại. Hơn nữa, những kỹ năng này không chỉ cần thiết đối với chủ doanh nghiệp mà còn đối với những nhân viên bình thường có thể trao đổi thư từ với các đối tác của công ty.
Hướng dẫn
Bước 1
Tập trung vào mục đích của thư và bám sát nó trong thư. Để làm được điều này, trước hết, cần phải hiểu rằng bất kỳ cuộc giao tiếp nào đều theo đuổi nhu cầu thông báo cho người đối thoại hoặc những xác tín của anh ta. Tùy thuộc vào một tình huống cụ thể, sự nhấn mạnh có thể được chuyển sang một bên.
Bước 2
Tạo hình ảnh doanh nghiệp tích cực trong mắt người đối thoại. Trong mọi trường hợp, bước này không được bỏ qua hoặc xử lý sơ suất, vì thái độ đã hình thành đối với người gửi thư, ngay cả khi chỉ đọc lướt qua, sẽ vẫn còn trong trí nhớ của người nhận thư trong một thời gian dài. Hình ảnh doanh nghiệp của một bức thư bị ảnh hưởng bởi sáu tiêu chí chính, chẳng hạn như: lựa chọn chính xác chủ đề của bức thư, thời gian trả lời bức thư, lời kêu gọi cá nhân chính xác, bày tỏ lòng biết ơn vì đã đọc bức thư, kết thúc bức thư trên một ghi chú tích cực và chữ ký chính xác của người gửi.
Bước 3
Hình thành thái độ trung thành của khách hàng đối với bản thân hoặc công ty của bạn trong thư. Theo các nhà tiếp thị, khoảng 80% lợi nhuận của công ty đến từ khách hàng thường xuyên của họ, vì vậy các yêu cầu của họ cần được chăm sóc đặc biệt. Để tăng sự trung thành của khách hàng thường xuyên, bạn nên kiểm soát ba điểm sau trong thư: chú ý đến nhu cầu của khách hàng, sử dụng từ vựng của người nhận trong nội dung thư và tuân theo logic của người nhận. Chỉ bằng cách trở nên gần gũi hơn với khách hàng, người gửi mới có thể đáp ứng đầy đủ mong muốn của mình.
Bước 4
Chia bức thư thành các thành phần ngữ nghĩa. Trong trường hợp này, nó sẽ thuyết phục hơn đối với người nhận. Có ba thành phần như vậy: thông tin về những gì người gửi đang cung cấp, một thông điệp rõ ràng về việc người nhận sẽ được hưởng lợi như thế nào và những lý lẽ thuyết phục để chứng minh những điểm chính của bức thư.
Bước 5
Cấu trúc câu sao cho chúng tương ứng rõ ràng với các chuẩn mực của ngôn ngữ mà chúng được viết. Tính năng chính tả này ảnh hưởng đến nhận thức của một người về thông tin. Sắp xếp các thành viên của câu theo thứ tự được chấp nhận đơn giản nhất cho một ngôn ngữ cụ thể. Bản thân các câu phải ngắn gọn và dễ hiểu. Đặt thêm khoảng cách giữa các đoạn văn để người đọc hiểu thông tin dễ dàng hơn.
