Trích xuất từ giao thức là một thuộc tính không thể thiếu trong quy trình làm việc của bất kỳ tổ chức nào. Có hiệu lực pháp lý tương tự như tài liệu gốc, bản trích lục phải có đầy đủ các chi tiết cần thiết. Trong việc chuẩn bị các tài liệu liên quan, cần chú ý đến từng chi tiết.
Theo quy định, các yêu cầu đối với việc thực hiện trích lục biên bản được lập tại từng doanh nghiệp phù hợp với nội quy doanh nghiệp. Tuy nhiên, có những tiêu chuẩn được chấp nhận chung về cách soạn thảo tài liệu này.
Trích lục biên bản là bản sao chính xác nội dung của tài liệu gốc về một vấn đề cụ thể. Vì vậy, trích lục biên bản cuộc họp phải có tên cơ quan chủ quản, cuộc họp đã được ghi. Theo quy định, thông tin này được chỉ ra trong tiêu đề của tài liệu. Ở đây, loại tài liệu "Giao thức" được thay đổi thành "Trích xuất từ Giao thức". Trong một số trường hợp, dòng chữ "Tuyên bố" được đưa ra ở góc trên bên phải của tài liệu.
Ngoài ra, để bảo toàn hiệu lực pháp lý của bản gốc, bản trích xuất từ giao thức phải có thông tin:
- ngày, địa điểm và thời gian của cuộc họp;
- thông tin về sự hiện diện của một nhóm túc số để đưa ra quyết định;
- thông tin về người thực hiện chức năng của cán bộ chủ trì;
- thông tin về người thực hiện các chức năng của thư ký.
Chương trình của cuộc họp được rút gọn thành một vấn đề cụ thể mà một bản trích yếu đang được chuẩn bị. Tương tự như vậy, tất cả các phân đoạn liên quan đến cuộc thảo luận về các vấn đề của bên thứ ba đều bị loại trừ khỏi tài liệu.
Việc xem xét vấn đề trong chương trình nghị sự mà bản trích yếu đang được chuẩn bị, được đưa ra chính xác với số thứ tự, từ ngữ, quá trình thảo luận và các quyết định được đưa ra.
Cuối cùng, bản trích ngang có chữ ký của cán bộ chủ trì và đóng dấu xác nhận. Tiếp theo là điều kiện cần thiết xác nhận tính xác thực của nó "Tuyên bố là đúng" ("Chính xác") và chữ ký của thư ký kèm theo lời giải mã được đưa vào.
Bản chính trích lục biên bản được đánh số, khâu và xác nhận bằng con dấu và chữ ký của người có thẩm quyền.
