Theo nhiều cách, số phận của trường hợp được lên kế hoạch, yêu cầu, tuyên bố, hợp tác sâu hơn phụ thuộc vào bức thư kinh doanh đầu tiên mà bạn gửi cho đối tác hoặc nhà đầu tư tiềm năng của mình. Đây là một loại thẻ gọi điện thoại để bạn có thể đánh giá mức độ nghiêm trọng của mình đối với đơn kháng cáo của mình. Nó chứng minh phẩm chất kinh doanh, năng lực, khả năng trình bày mạch lạc và ngắn gọn bản chất của bạn. Nội dung của bức thư có thể khác nhau, nhưng những điểm chính trong thiết kế của tất cả các bức thư thương mại đều giống nhau.
Hướng dẫn
Bước 1
Thư kinh doanh được viết trên một tờ giấy A4 tiêu chuẩn có đóng dấu góc hoặc tiêu đề thư của tổ chức bạn. Con dấu hoặc tiêu đề thư phải bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ gửi thư, điện thoại, fax và địa chỉ email hoặc trang web của bạn. Điều này cho phép người nhận thư của bạn nhanh chóng liên hệ với tổ chức của bạn mà không gặp bất kỳ sự cố nào.
Bước 2
Thiết kế phác thảo văn bản của thư - lề và thụt lề được thực hiện theo GOST R 6.30-2003, ở bên trái - 3 cm, ở bên phải - 5, 5 cm. Thường sử dụng cỡ chữ Times New Roman 12. Nếu bức thư nằm trên một số trang, chúng phải được đánh số. Trên đây là số đăng ký gửi đi của bức thư và ngày viết thư.
Bước 3
Trong phần tiêu đề của bức thư có ghi chức vụ, họ, tên và họ của người nhận, địa chỉ của tổ chức nơi bức thư được gửi đi. Chủ đề của bức thư được ghi ở bên phải. Bức thư phải bắt đầu bằng địa chỉ "Dear (s)", "Mister" hoặc "Mistress", tiếp theo là tên và tên viết tắt của người nhận.
Bước 4
Đoạn đầu tiên của văn bản chính là một thông báo hoặc một phần giới thiệu, nó thường bắt đầu bằng các cụm từ "Vào lúc này …", "Xin vui lòng …", "Chúng tôi rất vui được thông báo cho bạn …", v.v. Địa chỉ tới người nhận luôn được viết bằng chữ in hoa. Trong phần giới thiệu, hãy tóm tắt ngắn gọn bản chất của bức thư và chuyển sang phần chính.
Bước 5
Chia văn bản thành các đoạn văn nhỏ có liên quan đến nhau một cách logic. Đừng đưa ra những chi tiết không cần thiết, hãy nêu những điều thực chất. Lý tưởng nhất là khối lượng của một bức thư thương mại không nên vượt quá một trang, hãy cố gắng giữ trong đó.
Bước 6
Bắt đầu đoạn văn cuối cùng bằng các từ: "Dựa trên những điều trên …", "Xem xét những điều trên …" và sau đó, hãy nêu đề xuất, yêu cầu, kết luận của bạn.
Bước 7
Nếu có các tệp đính kèm trong thư công việc, hãy đưa chúng vào danh sách được đánh số, đề cập đến tên của chúng và số tờ trong mỗi tài liệu.
Bước 8
Hoàn thành bức thư với tiêu đề của chức vụ, chữ ký và bảng điểm của nó. Nếu cấp dưới của bạn viết thư, thì ở cuối trang, họ, tên viết tắt và số điện thoại của người biểu diễn phải được ghi rõ.
