Không có một hình thức nghiêm ngặt nào để viết báo cáo. Mỗi tổ chức, khi có được kinh nghiệm, phát triển các quy tắc và yêu cầu nội bộ cho tổ chức đó. Nếu đây là lần đầu tiên bạn viết báo cáo, hãy cố gắng giữ cho nó có ý nghĩa và logic.
Hướng dẫn
Bước 1
Xác định hình thức báo cáo. Báo cáo có thể ở dạng văn bản và thống kê. Đầu tiên, thông tin được trình bày dưới dạng tường thuật mạch lạc, nếu cần, sẽ được bổ sung bằng các bảng, biểu đồ và các hình ảnh minh họa khác. Trong báo cáo thống kê thì ngược lại: các chỉ số và biểu đồ số có kèm theo lời giải thích ngắn gọn bằng văn bản.
Bước 2
Đặt khung thời gian. Báo cáo có thể được viết về công việc của một tuần, tháng, quý, năm. Nhưng đôi khi cần phải báo cáo về một sự kiện cụ thể, việc tổ chức và thực hiện mất vài ngày. Trong mọi trường hợp, thông tin về thời gian cần được ghi rõ trong tiêu đề của báo cáo, ví dụ: “Báo cáo công tác của bộ phận quý II năm 2011” hoặc “Báo cáo hội thảo về công tác lưu trữ hồ sơ ngày 23-25 / 1, Năm 2011”.
Bước 3
Thiết kế cấu trúc của báo cáo. Trong phần đầu tiên, hãy làm một "Giới thiệu", trong đó bạn mô tả ngắn gọn các mục tiêu trước mắt, các phương pháp và kết quả đạt được chúng.
Bước 4
Tiếp theo, đánh dấu các phần nhỏ phản ánh đầy đủ các công việc đã làm: chuẩn bị, các giai đoạn thực hiện dự án, kết quả tích cực đạt được, những khó khăn gặp phải và các phương án loại bỏ chúng. Đặc biệt chú ý đến mặt tài chính. Nó cần được làm nổi bật trong một phần riêng biệt và được mô tả chi tiết phù hợp với yêu cầu kế toán của tổ chức.
Bước 5
Hãy ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Đừng cho rằng khối lượng của báo cáo sẽ nhấn mạnh tầm quan trọng của nó. Ngược lại, sếp sẽ đánh giá khả năng diễn đạt suy nghĩ của bạn một cách ngắn gọn, rõ ràng và có năng lực.
Bước 6
Bổ sung phần chính của báo cáo với các phụ lục hỗ trợ các sự kiện bạn đã mô tả. Đây có thể là hóa đơn và các tài liệu kế toán khác, bản sao thư cảm ơn, các ấn phẩm về sự kiện trên tạp chí định kỳ, v.v.
Bước 7
Kết luận báo cáo bằng phần Kết luận. Ở đây bạn sẽ hình thành những kết luận và đề xuất nảy sinh sau khi hoàn thành công việc và có thể hữu ích cho tổ chức trong tương lai.
Bước 8
In báo cáo trên tờ A4. Tránh phông chữ lạ mắt và kích thước ký tự dưới 12. Đánh số trang. Nếu báo cáo lớn, hãy in mục lục trên một trang tính riêng để giúp bạn điều hướng văn bản nhanh chóng. Thiết kế trang bìa và đặt báo cáo trong một thư mục.
