Sổ nhật ký kế toán hoặc sổ đăng ký được lưu giữ tại doanh nghiệp, tại phòng kế toán, phòng nhân sự, văn phòng hoặc các phòng ban chuyên môn. Nhật ký là sổ kiểm kê, được đánh số và đóng gáy, phản ánh tình hình vận động của chứng từ, hoạt động sản xuất kinh doanh, kể cả những trường hợp xóa sổ tài sản, quỹ, nghĩa vụ. Thông thường, sự di chuyển của các quỹ và sự luân chuyển tài liệu được xác nhận trong nhật ký bằng chữ ký của người có trách nhiệm.
Hướng dẫn
Bước 1
Sổ nhật ký kế toán hoặc đăng ký sự luân chuyển của các quỹ và chứng từ cho phép bạn kiểm soát việc nhận chúng của những người có trách nhiệm. Do đó, nó là một công cụ quan trọng để hợp lý hóa công việc với các tài liệu liên quan đến các quy trình và hoạt động sản xuất. Nó có thể được giữ trong một cuốn sổ đặc biệt được làm bằng phương pháp đánh máy, hoặc trong một cuốn sổ ghi chép chung thông thường hoặc sổ kế toán mua từ một cửa hàng cung cấp đồ dùng văn phòng.
Bước 2
Đánh số tất cả các trang của tạp chí bằng cách ký tên vào các số ở góc dưới cùng của trang. Dùng dùi để khâu tạp chí bằng sợi xe mảnh, buộc các đầu của nó thành nút và cố định chúng trên trang cuối cùng của tạp chí bằng cách dán tờ giấy có đóng dấu "Dành cho tài liệu" của công ty bạn. Trên đầu tờ giấy có con dấu, ghi dòng chữ "Tạp chí có rất nhiều trang được đánh số và tẩm bổ" Đặt chữ ký của bạn cho biết chức vụ và ngày tháng.
Bước 3
Hãy suy nghĩ về hình thức, tiêu đề của tạp chí. Thực hiện dưới mọi hình thức thuận tiện cho nhân viên. Các tiêu đề bắt buộc cho hình thức nhật ký của bạn sẽ là "Số thứ tự của hồ sơ", "Ngày", "Tên hoạt động hoặc tài liệu", "Chức vụ của người phụ trách", "Chữ ký", giải mã chữ ký - họ và tên viết tắt. Bạn có thể thêm bất kỳ tiêu đề nào bạn thấy phù hợp.
Bước 4
Đặt chiều rộng của biểu đồ và chiều cao của các dòng có tính đến nội dung, điều chỉnh chúng sao cho thuận tiện khi điền vào. Vì vậy, cột "ngày tháng" có thể được làm hẹp hơn, nhưng cột có tên của hoạt động hoặc tài liệu rộng hơn.
Bước 5
Nội dung của nhật ký là lặp đi lặp lại và sẽ giống nhau cho mỗi trang. Để không phải điền vào từng trang, sẽ thuận tiện khi viết nội dung của các cột trên trải rộng trang đầu tiên và trang cuối cùng của tạp chí, và cẩn thận cắt các tờ còn lại theo chiều cao của tiêu đề.
Bước 6
Trên trang nhất của tạp chí, hãy viết một dòng chữ đẹp phản ánh bản chất của nội dung của tài liệu này. Anh ấy sẽ giúp bạn luôn theo dõi trình tự thời gian và chuyển động của các tài liệu hoặc quỹ giấy và kiểm soát việc tìm kiếm của chúng với những người thực hiện.
