Bản giải trình là tài liệu do nhân viên soạn thảo để chuyển giao cho viên chức, được thiết kế để giải thích lý do không tuân thủ các yêu cầu, không tuân thủ thời hạn hoặc các vi phạm khác. Tài liệu có thể được soạn thảo dưới dạng văn bản đơn giản, vì việc thực hiện nó không được quy định bởi luật pháp Liên bang Nga. Một bản ghi chú được viết đúng cách sẽ giúp nhân viên giải thích tình hình với cấp quản lý, chỉ ra sự việc cụ thể và giúp tránh bị kỷ luật bằng cách nêu ra những lý do thực sự của sự việc.
Hướng dẫn
Bước 1
Điền vào phần giới thiệu của tài liệu chỉ ra các chi tiết của người nhận (tên của tổ chức, họ, tên, người bảo trợ và chức vụ của người quản lý mà thư giải thích được gửi đến), đặt họ ở góc trên bên phải của Tờ A4.
Ghi tiêu đề “Bản giải trình”, ghi rõ ngày tháng năm lập và số đến lập theo thể lệ đăng ký luồng văn bản nội bộ. Dưới tiêu đề, làm rõ nội dung của ghi chú, cho biết những gì sẽ được thảo luận trong ghi chú giải thích được cung cấp. Đó sẽ là sự kiện hoặc sự kiện khiến tài liệu này được rút ra.
Bước 2
Trong phần chính của tài liệu, hãy mô tả lý do của những gì đã xảy ra, giải thích tình hình hiện tại và chỉ ra những lý do thực sự đã gây ra những vi phạm này. Ở đây, hãy nêu những kết luận dường như là cơ sở đủ để giải thích những gì đã xảy ra. Và sau đó đưa ra yêu cầu miễn trừ trách nhiệm pháp lý cho bạn, vì những lý do trên hoặc liên quan đến những nhân viên khác đã vi phạm.
Bước 3
Trong phần cuối cùng, hãy liệt kê tất cả những tài liệu mà bạn cho là cần thiết để xuất trình làm bằng chứng, và đính kèm với bản giải trình như những tài liệu kèm theo. Bây giờ hãy ghi ngày của ghi chú và chữ ký cá nhân của người biên dịch với một bảng điểm (tên và chức danh).
